Sistematização de processos judiciais: como montar fichas de clientes e processos de forma eficiente.

Equipe PROMAD on 29/04/2021

O dia a dia de um escritório de advocacia envolve uma série de atividades diferentes.

Gestão de processos, clientes e pessoas se misturam às tarefas do financeiro e do administrativo. Por este motivo, se o advogado não contar com um bom sistema para organizar a sua rotina e, sobretudo, não souber como montar fichas de clientes de forma eficiente, as chances do seu dia a dia se transformar em um caos são enormes.

Além das boas práticas de administração, o advogado precisa dar uma atenção extra ao controle de prazos e andamento dos processos. Afinal, são eles que interessam aos clientes.

Sendo assim, uma sistematização de processos judiciais eficiente começa com boas fichas de processos. Se você não sabe como montá-las e anda perdendo prazos por conta disso, vale a pena conferir as dicas abaixo.

1. Registre todos os dados do cliente e mantenha as fichas atualizadas.

Manter o contato ativo com o cliente é fundamental, especialmente se você pretende fidelizar a sua cartela. Assim, prestar informações atualizadas aos clientes sobre o andamento dos seus processos deve fazer parte da rotina do escritório.

Para que essa prática funcione, é fundamental que na ficha do processo o advogado anote todos os dados relevantes de contato, como CPF/CNPJ, endereço, telefone e e-mails. De tempos em tempos, também é fundamental que o advogado atualize o cadastro, garantindo assim que as informações de interesse do cliente cheguem até ele.

Utilizar um software jurídico, onde esses dados já estão prontos na própria ficha do processo, agiliza não apenas a consulta de dados como também a integração dessas informações com a comunicação e o financeiro, por exemplo. Isso facilita a gestão e garante que o advogado se livre de atividades burocráticas do escritório para se focar diretamente no seu negócio.

2. Registre todos os dados do processo e o andamento.

Muitos advogados perdem prazos porque confiam demais na memória, ou em anotações e post its. Para evitar esse erro grave, o advogado deve anotar tudo nas fichas de processo. A cada visita ao fórum ou a cada publicação, o advogado deve ter o cuidado de transcrever ou resumir as informações mais relevantes relativas ao andamento processual.

Outro cuidado que deve ser tomado diz respeito aos números e dados do processo. É preciso atenção na hora do registro, para não cometer erros de digitação que podem dificultar o acesso às informações.

3. Registre os contatos com o cliente.

Todos os contatos com o cliente também devem ser registrados na ficha de processos. Isso facilita o gerenciamento em equipe e permite que o atendimento do escritório ganhe mais uniformidade e profissionalismo. Imagine o descontentamento de um cliente que quer saber sobre o seu processo, porém o advogado que o atende anda atarefado com outras atividades do escritório e não consegue falar com ele.

Toda equipe do escritório deve ser assessorada para oferecer informações básicas que esclareçam as dúvidas dos clientes. Com um controle rigoroso das fichas de processos, essa prática poderá ser instaurada no escritório.

4. Controle a movimentação processual.

Atualmente, os advogados já possuem uma série de recursos para receber notificações acerca do andamento dos seus processos. O Sistema Push dos Tribunais de Justiça, por exemplo, já é um velho conhecido dos profissionais.

Com o atual processo digital, a tendência é que, cada vez mais, a notificação eletrônica se torne parte do dia a dia do advogado. Por isso, o profissional deve tomar todas as medidas como cadastros e obtenção do certificado digital para que possa ficar em dia com o andamento de seus processos.

Ter um software jurídico integrado aos sistemas dos tribunais é um dos recursos que facilita bastante a vida do advogado, conferindo mais agilidade no seu dia a dia. Esse tipo de ferramenta automatiza o andamento nas fichas de processo, fazendo com que o dia a dia do advogado seja muito mais simples.

Ter as fichas de processos e a sistematização de processos judiciais é o primeiro passo para uma boa prestação de serviços jurídicos e uma boa produtividade no escritório.

Bom, se você ainda não havia pensado em automação de rotinas e sistematização de processos judiciais, essa pode ser uma boa razão para o seu dia a dia ter se transformando em um caos.

Estar atento a tecnologia no Direito, sem sombra de dúvida, ajuda o seu escritório a prosperar.

Portanto, agora que você já sabe que as deficiências de gestão são inimigas da sua rotina jurídica, a primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico no seu escritório.

O Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD em 2008, é líder no segmento e foi pensado para aprimorar a rotina dos escritórios de Direito. Atualmente, mais de 80 mil advogados em todo o Brasil utilizam o software.

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Como treinar a sua equipe para utilizar um novo software jurídico?

Equipe PROMAD on 22/04/2021

O mundo muda rápido, na velocidade das novas tecnologias. No Direito não é diferente e muitos advogados já estão atentos a esse fato, principalmente quando o assunto é a utilização de softwares jurídicos.

No entanto, muitos ainda resistem à adoção da ferramenta ou têm receio de adquirir softwares mais atualizados. E por que isso acontece? A resposta pode estar na zona de conforto. Isso porque, diversos escritórios já possuem uma rotina consolidada e mudar o modo de trabalhar pode parecer um processo desgastante e cansativo.

Porém, por meio de treinamentos inteligentes, é possível inserir um novo software jurídico na cultura do seu escritório, sem que isso implique em queda de produtividade. Para saber como adquirir um bom software jurídico e treinar a sua equipe para utilizá-lo em toda a sua plenitude, não deixe de conferir as 5 dicas abaixo.

1. Treinamento? Só no horário do expediente.

Se você não quer que seus colaboradores criem resistência ao uso de um software, não realize treinamentos fora do horário de expediente. E a razão é quase óbvia: o horário depois do expediente é feito para descansar e não para absorver novos conceitos. Depois de um dia cheio de trabalho, fazer um treinamento para aprender a mexer em um novo software jurídico pode ser exaustivo. Por isso, priorize o horário de trabalho e, de preferência, trabalhe com dicas e pílulas diárias para disseminar o conhecimento sem sobrecarregar os funcionários.

2. Opte por grupos menores e pílulas de conhecimento.

Se você quer realizar treinamentos produtivos e de fácil absorção, trabalhe sempre em grupos pequenos. O ideal é que eles tenham, no máximo, cinco pessoas. Em grupos menores os funcionários têm melhores oportunidades para tirar dúvidas. Além disso, a maioria se sentirá mais
confortável.

Outra dica muito importante diz respeito à forma como o treinamento deve ser apresentado. Nada de apresentar muito conteúdo em uma aula só. Procure se concentrar em um conceito de cada vez para que os alunos possam absorver tudo com mais facilidade. Dividir o treinamento de acordo com as funcionalidades do novo software jurídico também é uma alternativa para quem quer ter o rendimento máximo durante esse tipo de atividade.

Quer um exemplo? No primeiro dia, fale somente do cadastro de clientes e processos; no segundo dia, somente sobre a gestão de tarefas; e assim por diante.

3. Todo mundo é importante.

Sim, é fundamental que não só os advogados saibam operar o novo software jurídico. É essencial que as secretárias, os colaboradores do financeiro e demais funcionários do escritório recebam treinamento e suporte. Isso porque o software é uma ferramenta integrada, onde é indispensável que todos os profissionais envolvidos com o dia a dia do escritório saibam se comunicar entre si para tirar o máximo proveito da tecnologia.

4. Avalie e incentive a adaptação da equipe.

É importante acompanhar o seu time e, de tempos em tempos, solicitar um feedback sobre o uso da ferramenta. Isso pode ser feito através do envio de um e-mail ou até mesmo pessoalmente. Aqui vale a pena salientar que esse processo muitas vezes desperta a curiosidade e faz com que mais advogados se envolvam com o uso do novo software. Logo, é essencial manter a comunicação e a cultura dos feedbacks sobre o uso da ferramenta sempre ativos.

5. Aposte em uma abordagem mais informal.

Advogados já lidam com muita responsabilidade e seriedade no dia a dia. Por isso, o treinamento pode ser um bom momento para descontrair e relaxar. Procure apresentar os novos conceitos de forma mais leve e divertida. Usar histórias e exemplos reais, inspirados na rotina do seu escritório para ilustrar o treinamento, também é uma ótima maneira de entreter. Isso vai ajudar a manter o foco e a concentração, mesmo que a agenda da equipe esteja atribulada.

Mudar hábitos é um desafio para qualquer profissional. O que não significa que o resultado não valha a pena. Sair da zona de conforto e experimentar um novo software jurídico pode gerar resultados valiosos na prestação dos seus serviços.

Bom, agora que você já está convencido que a tecnologia é uma aliada dos advogados o primeiro passo é contar com um bom software jurídico no seu escritório. O Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD em 2008, é líder no segmento e foi pensado para aprimorar a rotina dos escritórios de Direito.

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5 razões para ter um cadastro atualizado de clientes.

Equipe PROMAD on 19/04/2021

Você sabia que um bom relacionamento entre advogado e cliente é o fator decisivo no momento da contratação de serviços jurídicos? No entanto, à medida em que a sua cartela de clientes aumenta, fica cada vez mais difícil oferecer um atendimento individualizado e de qualidade para todos.

A questão então é: como solucionar esse problema, já que a falta de atenção aos clientes pode promover até mesmo o fim de um contrato? A resposta é: por meio de um cadastro atualizado.

Um cadastro bem administrado, oferece suporte à diversas áreas de atuação do escritório, desde o atendimento individualizado, até a comunicação mais genérica. Por isso, dar a devida atenção ao cadastro de clientes é fundamental, especialmente no que se refere à atualização.

E então, está pronto para atualizar o seu cadastro? Se você não possui alguém responsável no escritório para te ajudar nessa questão, ou quer resolver o problema sozinho, esse artigo vai te ajudar a chegar lá de um jeito mais fácil. Boa leitura!

1. Avisar seus clientes sobre atualizações de forma eficiente.

Uma das principais funções de um cadastro atualizado de clientes é mantê-los informados sobre fatos que são do seu interesse. O início das férias forenses, a entrada de um novo advogado no time do escritório e até um novo posicionamento da jurisprudência são apenas alguns exemplos de fatos que podem impactar o dia a dia dos seus clientes.

Porém, de nada adianta fazer a comunicação de questões importantes se elas não chegam ao seu destinatário final. E é justamente por isso que é fundamental promover a atualização do seu cadastro de forma periódica, criteriosa e constante.

2. Melhorar o relacionamento.

Enviar uma mensagem no aniversário, em datas comemorativas, ou ainda, encaminhar informações relativas aos casos e processos dos clientes. Todas essas condutas demonstram cuidado e atenção com o cliente e ajudam a melhorar o relacionamento. Nada melhor do que uma boa comunicação
para estabelecer um vínculo de confiança e segurança. E certamente, com um cadastro atualizado, isso fica muito mais fácil.

Um cliente que gosta dos seus serviços, pode não só contratá-lo para novas demandas como também te indicar para amigos e familiares. Fidelizar um cliente, como bem sabemos, é muito mais barato e eficiente do que investir em prospecção. Por isso, não deixe de lado ferramentas importantes – como um bom cadastro de clientes – para fidelizar cada vez mais a sua cartela.

3. Melhorar o atendimento.

Os seus clientes pagam valores consideráveis pelos serviços jurídicos e, portanto, merecem um tratamento exclusivo. No entanto, os advogados também possuem uma agenda atribulada e, como precisam dar conta de todas as tarefas, fica inviável passar horas ao telefone ou fazendo reuniões
apenas com o objetivo de dar mais atenção ao cliente.

Para evitar a insatisfação, o segredo é investir em um bom atendimento por parte de todos os advogados. Em outras palavras, independentemente de quem atender o cliente no escritório, é preciso que o cliente saia satisfeito. Uma boa ficha de cadastro e a atualização oferecem ao advogado todas as informações que ele precisa para atender o cliente. O cadastro beneficia não apenas o cliente, mas também toda a integração e o engajamento do seu time.

4. Diminuir os índices de inadimplência.

Diante de uma rotina corrida, é cada vez mais comum lidar com casos de clientes que simplesmente se esquecem de pagar os seus honorários. Obviamente, todo escritório tem medidas para lidar com a inadimplência. Mas, por que não evitar esse tipo de transtorno? Diversas empresas de cobrança utilizam os lembretes como um recurso para evitar a inadimplência. E, acredite, eles trazem resultados expressivos.

Então, que tal utilizar o seu cadastro de clientes para enviar lembretes sobre o pagamento dos honorários? Esta é uma medida simples que pode contribuir com a saúde financeira do seu escritório sem maiores transtornos. Porém, novamente, é necessário que o lembrete chegue até o cliente.

5. Aprimorar o marketing jurídico.

Como todo advogado sabe, a OAB restringe uma série de ações quando se trata de promover os serviços jurídicos. Por isso, é muito importante ter o cuidado de não transformar o seu banco de dados de clientes em um mailing de vendas. Se for utilizá-lo como base para um e-mail marketing,
certifique-se de que o conteúdo difundido tem caráter de informação e não de promoção dos seus serviços jurídicos.

Viu só? O cadastro de clientes é uma ferramenta essencial para os escritórios de advocacia. Por isso, não abra mão deste recurso. A boa notícia é que o advogado não precisa mais de complexas planilhas para manter um cadastro atualizado de clientes. Com o auxílio de softwares jurídicos, o profissional tem à sua disposição recursos eficientes que otimizam o processo de cadastramento e também de atualização.

Contar com esse recurso pode significar não apenas clientes satisfeitos, como também agilidade e economia de tempo. Agora que você já sabe por onde começar chegou a hora de alinhar o seu atendimento ao cliente às suas rotinas jurídicas.

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4 dicas de ouro para controlar de vez as despesas do seu escritório de advocacia.

Equipe PROMAD on 15/04/2021

A saúde financeira do seu escritório de advocacia depende de um bom controle de receitas e despesas. Portanto, para garantir o futuro e a sustentabilidade do seu negócio, é essencial investir em planejamento de forma estruturada. Além de adotar boas práticas, você precisa de organização para garantir os resultados almejados.

Sim, uma gestão financeira eficiente oferece ao advogado um panorama real sobre o escritório para que ele invista com segurança e não se comprometa com a falta de recursos. Para quem busca um futuro promissor na profissão, adotar algumas medidas é, no mínimo, prudente. Se você anda meio desatento com as despesas do seu escritório de advocacia, confira a seguir as 4 dicas de ouro para implantar de vez uma boa gestão financeira no seu negócio.

1. Separe as despesas pessoais das despesas do escritório.

É muito comum que advogados, especialmente aqueles que atuam em escritórios de pequeno e médio porte, misturem as contas pessoais com as da banca. Essa prática, embora seja corriqueira e aparentemente inofensiva, geralmente impacta negativamente o orçamento do seu escritório, podendo inclusive gerar dívidas. Por isso, o primeiro passo é separar e controlar rigorosamente as despesas pessoais das do escritório. É fundamental também que essa prática seja disseminada entre os sócios e todos se controlem mutuamente para evitar as famosas “escorregadas”.

2. Identifique as receitas e despesas.

Para que você tenha um bom panorama financeiro do seu escritório, é fundamental subtrair das suas receitas todas as despesas, custos e impostos. Essa conta é o que determina o limite entre o que é lucro e o que é prejuízo para o advogado. Por isso, um dos primeiros passos é identificar todas as receitas e despesas do seu negócio. Isso inclui documentar tanto os custos fixos quanto os variáveis, para saber como a sua banca está de fato operando.

O uso de um software jurídico pode ser uma boa medida para um controle mais criterioso das suas receitas e despesas. Com essa ferramenta, o advogado elimina o uso daquelas planilhas complexas do Excel e automatiza o controle interno de uma forma bem simples e intuitiva. Com o software ideal também fica mais fácil fazer previsões financeiras e investir com maior assertividade.

3. Preserve o seu capital de giro.

O capital de giro é o montante de recursos necessários para que um escritório de advocacia funcione, mesmo que não haja recebimentos suficientes. Por isso, é fundamental que o advogado reserve e proteja este capital, garantindo maior poder de negociação e melhores condições de
pagamento aos clientes. Trata-se de todos os bens do escritório que podem ser convertidos em capital a curto prazo, desde o dinheiro em caixa até saldos em bancos, aplicações financeiras, entre outros. O capital de giro varia de acordo com o porte do escritório, mas todo e qualquer negócio deve manter no radar a saúde do seu montante.

4. Organize-se para investir no seu escritório.

A advocacia vem se transformando na mesma velocidade das inovações tecnológicas. Se há pouco tempo os advogados realizavam demandas utilizando fichas de papel, hoje, esses profissionais já trabalham com os processos digitais e têm acesso a eles quando e onde quiserem.

Por isso, cada vez mais o advogado precisa investir em modernização para dar conta das demandas do seu dia a dia. Para não comprometer o capital de giro do escritório – e também o orçamento – é fundamental ter organização. Assim, o advogado pode se educar para investir a curto, médio e longo prazo, sem que isso comprometa o seu desempenho financeiro.

Bom, agora que você já sabe por onde começar, chegou a hora de pensar seriamente em automação de rotinas jurídicas e colocar as finanças em dia. Para tanto, o primeiro investimento a ser feito é na aquisição de um bom software jurídico no seu escritório.

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Processos manuais na advocacia: como um software jurídico pode acabar com eles.

Equipe PROMAD on 12/04/2021

Os softwares jurídicos não são mais uma novidade e já fazem parte da vida de milhares de advogados. Mas, embora os benefícios deste tipo de ferramenta na gestão das rotinas jurídicas já sejam bem disseminados entre os advogados, muitos profissionais ainda têm dúvidas sobre como podem automatizar o dia a dia dos seus escritórios.

Como o Direito é uma área bastante tradicional, não é difícil encontrar quem ainda se mantenha preso a uma série de processos manuais e a burocracia da advocacia.
Estes processos, no entanto, consomem tempo e recursos do escritório, tornando a sua prestação de serviços mais cara e demorada.

Todos sabemos que a advocacia é um mercado extremamente competitivo, portanto, perder tempo e dinheiro com burocracia e trabalhos “manuais” pode gerar insatisfação de clientes.
Isso sem falar na rentabilidade do escritório, que pode ser muito maior se o advogado modernizar a gestão da sua rotina jurídica.

Nesse artigo, vamos mostrar como um software jurídico pode ajudar você a eliminar processos manuais e a transformar o seu dia a dia no trabalho. Vamos começar então.

O controle e a gestão de Intimações Judiciais são essenciais para que o advogado não perca prazos processuais e realize um acompanhamento assertivo dos processos. No entanto, muitos profissionais ainda perdem tempo buscando informações nos sites dos Diários Oficiais ou mesmo se cadastrando junto aos sites dos Tribunais.

Esse tipo de atividade, além de ser demorada, está sujeita a falhas que podem trazer enormes danos ao cliente e prejuízos ao escritório. Imagine, por exemplo, perder o prazo para contestar uma ação, ou mesmo, comparecer à uma audiência?

Utilizando um software jurídico o advogado pode realizar o cadastro de todas as informações processuais, além de gerenciar publicações e intimações de forma simples e rápida. Outra funcionalidade comum é a agenda que permite o controle de prazos, sem a necessidade de papel e com mínimas chances de esquecimento.

Gestão eficiente de processos: o sonho de todo escritório.

A gestão de processos é uma das atividades mais importantes de um escritório de advocacia. Afinal, toda a comunicação com o cliente – e também a atuação junto ao Judiciário – depende do acompanhamento dos processos.

No entanto, quando a gestão é feita por meio de planilhas, ou mesmo fichas de andamento, os profissionais costumam perder muito tempo. Além disso, esse tipo de procedimento também está sujeito a falhas.

Utilizando um software jurídico, o advogado pode automatizar o controle de seus processos e organizar todas as informações relevantes sobre o andamento, com muito mais rapidez e eficiência. E, claro, com menor probabilidade de falhas.

Dê adeus à busca manual de documentos. Sim, você pode!

Muitos escritórios têm problemas com o excesso de papel e, apesar dessa prática ser parte da cultura dos escritórios mais “antigos”, os funcionários sempre se complicam na hora de organizar grandes volumes de documentos. Com o uso de um software jurídico, como muitas informações ficam armazenadas no próprio software, não existe a necessidade do uso de papel para anotações de informações ou mesmo compromissos.

No próprio computador, o advogado encontra tudo o que precisa, com rapidez e eficiência, sem necessidade de recorrer a pastas, arquivos e documentos físicos, acabando com aquelas angustiantes pilhas de papel na mesa. Além disso, a digitalização dos documentos é também uma forma de contribuir para a preservação do meio ambiente.

Comunicação e produtividade: a sua equipe agradece.

Devido à alta competitividade do mercado, muitos escritórios precisam profissionalizar a gestão e desenvolver o trabalho em equipe. Mas, como promover o engajamento da equipe se os processos internos são manuais, desorganizados e não contam com nenhuma uniformidade?

Com um software jurídico é possível envolver todos os profissionais com as atividades do dia a dia, de forma simples e eficiente. Como um software organiza e automatiza as rotinas, os advogados rapidamente sabem o que é preciso ser feito, individualmente ou em equipe, para construírem uma semana produtiva.

Bom, se você ainda não havia pensado na automação de rotinas jurídicas, é bom se manter atento às novas tecnologias do Direito.

A primeira ação para se atualizar, sem sombra de dúvida, é contar com um bom software jurídico no seu escritório.

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Checklist: 6 técnicas de gerenciamento de tempo para advogados.

Equipe PROMAD on 29/03/2021

No início da carreira, a maioria dos advogados não conta com recursos para contratar uma equipe. Por isso, é comum que estes profissionais acumulem funções, sobrecarregando assim o seu dia a dia com um excesso de tarefas.

Como resolver isso? Respondemos: com boas técnicas de gerenciamento de tempo.

Para sobreviver a um mercado competitivo e se destacar, o jovem advogado precisa contar com boas ferramentas. Só com o devido suporte da tecnologia estes advogados conseguirão ser produtivos e, principalmente, entregar um serviço de qualidade. Para saber como realizar um gerenciamento de tempo eficiente, que garanta uma alta performance ao profissional, vale a pena seguir estas dicas.

1. Defina prioridades para o seu dia.

Se você é do tipo de profissional que chega no escritório e já faz aquela imensa lista de tarefas, saiba que essa maneira de se organizar pode estar te deixando exausto e desmotivado. Advogados que não sabem definir prioridades, costumam passar o dia correndo atrás das tarefas.

Por isso, antes mesmo de começar o seu dia, uma das técnicas de gerenciamento de tempo consiste em definir quais são as tarefas que devem ser realizadas com urgência e quais são as tarefas que são realmente importantes.

Comece executando sempre aquelas tarefas que são consideradas urgentes e, depois, passe as tarefas que são importantes. Isso faz com que você tenha maior controle sobre a sua agenda e não precise parar tudo para resolver algo que efetivamente é urgente.

2. Realize tarefas em blocos.

Uma das técnicas de gerenciamento de tempo que auxilia o advogado é a execução de tarefas em bloco. Isso faz com que você imponha ritmo na execução e acabe finalizando as atividades mais rápido. No caso dos advogados, por exemplo, se você precisa redigir ou revisar algumas peças processuais, reserve um bloco de tempo exclusivo para isso. Isso vale para o gerenciamento de processos ou reuniões com clientes. Isso faz com que você otimize o seu tempo e tenha mais eficiência no cumprimento das suas tarefas.

3. Valorize as tarefas cumpridas.

As tarefas são intermináveis. Sempre. A cada dia vão surgir novas demandas, novos processos, novos clientes. Por isso, é importante que o advogado saiba valorizar aquilo que já fez e não fique apenas focado naquilo que ainda precisa ser executado.

Quando o profissional não sabe valorizar as suas tarefas concluídas é comum que se sinta ansioso, nervoso e seja menos produtivo. Assim, é fundamental aceitar que as tarefas nunca irão se acabar e a execução deve sempre ser valorizada.

4. Técnicas de gerenciamento versus distrações.

Atualmente, a maioria dos profissionais possuem algum déficit relacionado a foco

Nada mais natural, afinal, o que não faltam são notificações do WhatsApp, e-mails que pulam na tela e as redes sociais para nos distraírem diariamente. De nada adianta você ser um profundo conhecedor de técnicas de gerenciamento de tempo, se você não consegue impor limites nas redes sociais, grupos do WhatsApp e outras formas modernas de distração.

Para atividades que demandam um foco pleno, como a elaboração de peças e estudos de caso, é fundamental que o advogado desligue as notificações e saiba ficar offline. Isso ajuda a realizar as tarefas com mais qualidade e em menor tempo.

5. Conte com a tecnologia.

A tecnologia pode ser uma ótima solução para profissionais que precisam gerenciar múltiplas tarefas e precisam otimizar o seu tempo. No caso dos advogados, alguns softwares jurídicos automatizam a gestão de processos, clientes e até do próprio escritório. Isso possibilita que o advogado gaste menos tempo em tarefas repetitivas e tenha mais espaço na agenda para trabalhar com atenção nas atividades que exigem maior qualidade e excelência.

6. Descanse.

Não leve trabalho para casa e procure estabelecer horários para trabalhar. No início da carreira, devido ao acúmulo de tarefas, muitos advogados no início da carreira acabam não descansando adequadamente, o que gera muito estresse, falta de motivação e até problemas pessoais.

Com o avanço da tecnologia, hoje não existem mais fronteiras entre a vida pessoal e a vida profissional. Por isso, cabe ao advogado estabelecer limites e buscar o equilíbrio para se sentir constantemente produtivo e estimulado.

Agora que você conheceu algumas técnicas para gerenciar melhor o seu tempo, a primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico para te ajudar com o seu escritório.

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Software jurídico e economia: como a tecnologia pode impactar no seu bolso.

Equipe PROMAD on 25/03/2021

Você saberia dizer como um Software Jurídico e o seu Orçamento se relacionam? Simples. Além de promover impactos positivos no caixa do escritório, um software jurídico promove economia de insumos e de tempo, recursos que também refletem no orçamento.

A alta competitividade do mercado jurídico transformou a otimização e modernização das rotinas jurídicas em pré-requisito para os escritórios. Contar com uma estrutura enxuta e funcional se tornou essencial para os escritórios de advocacia e, por isso, é fundamental apostar na tecnologia como uma aliada do seu financeiro.

Continue a leitura e descubra como um software jurídico impacta no seu bolso e torna mais econômica a estrutura do seu escritório.

Economia de equipamentos e TI.

É verdade que existem muitos softwares jurídicos no mercado. Porém, eles não são iguais. Algumas tecnologias mais antigas exigem equipamentos e técnicos de informática especializados para que o sistema continue funcionando. E isso, naturalmente, gera custos ao advogado.

Hoje, no entanto, os softwares mais modernos ficam armazenados na nuvem, dispensando a necessidade de hardwares e de técnicos, o que traz economia para o escritório. Além disso, a manutenção fica por conta do fornecedor, contribuindo para a estrutura enxuta que comentamos anteriormente.

Para utilizar esses softwares, tudo o que o advogado precisa é um dispositivo conectado à internet. Além do acesso em computadores e laptops, a maioria também permite o acesso remoto, possibilitando que o advogado tenha todas as informações que necessita sobre processos e clientes de qualquer lugar, por meio de um tablet ou smartphone.

Otimização e modernização de rotinas jurídicas: porque tempo é dinheiro.

Todo advogado sabe que tempo é dinheiro. Afinal, a maioria dos profissionais cobra seus honorários com base nas horas trabalhadas pelo cliente e sabe que tempo é um recurso valioso.

No entanto, todo escritório conta com uma série de rotinas que, se não forem automatizadas, podem consumir muito tempo e comprometer a agilidade dos serviços jurídicos. Um dos maiores benefícios de um software jurídico é a automatização de práticas de suporte, fazendo com que o advogado tenha mais tempo para focar no que realmente é necessário.

Essa economia, obviamente, impacta no orçamento do escritório. Afinal, com mais tempo, o advogado pode prospectar mais e fazer crescer a sua carta de clientes.

Economia de papel.

Você já parou para calcular quanto o seu escritório gasta com impressões e papel?

Muitos advogados não se atentam a este tipo de despesa, no entanto ela pode trazer enormes prejuízos para o orçamento. Além de não incentivar o uso do papel e as práticas manuais, os escritórios devem apostar em uma boa gestão de documentos, possibilitando que o acesso a eles seja totalmente digital. Isso diminui a necessidade de impressões e do uso do papel. Assim, o bolso e a natureza agradecem.

Com um software jurídico é possível economizar em papel e impressões, gerando uma bela economia no orçamento.

Ter uma estrutura enxuta e funcional é uma tendência para a maioria das empresas. E os escritórios de advocacia não escapam desse modelo. Para quem não apostou na tecnologia como uma boa aliada, vale a pena fazer um teste.

Estar atento a tecnologia no Direito, sem sombra de dúvida, ajuda o seu escritório a prosperar.

Agora que você já sabe por onde começar de um basta nas suas deficiências de gestão, abrace de vez as boas práticas e economize tempo e dinheiro.

A primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico para seu escritório. O Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD em 2008, é líder no segmento e foi pensado para aprimorar a rotina dos escritórios de Direito.

Atualmente, mais de 80 mil advogados em todo o Brasil utilizam o software. Pensado para cuidar da gestão de escritórios jurídicos, o Integra te ajuda, por exemplo, com a agenda, o fluxo de caixa, captura de intimações de sistemas eletrônicos entre outras funcionalidades. Acesse www.promad.adv.br e conheça melhor o Integra, o software jurídico do advogado brasileiro.

Arquivamento jurídico: saiba como um software na nuvem facilita a rotina do advogado.

Equipe PROMAD on 22/03/2021

Durante muito tempo, digitalizar documentos e armazená-los em softwares internos foi a solução encontrada pela maioria dos escritórios de advocacia para os arquivamentos jurídicos.

Hoje em dia, ter acesso a peças processuais, andamentos e documentos de clientes em um ambiente digital significa agilidade. Por isso, cada vez mais, a digitalização como base para o arquivamento jurídico é utilizada pelos escritórios jurídicos, sobretudo com o software jurídico na nuvem.

Por outro lado, assim como ocorre no ambiente físico, armazenar documentos digitais não significa necessariamente organizá-los. Você concorda? Além disso, softwares e hardwares também possuem limites no que se refere à capacidade de armazenamento.

Mas, já que escritórios de advocacia acumulam cada vez mais documentos digitais, como eles podem armazenar e gerenciar toda essa informação?
E, mais do que isso, como contar com um sistema de arquivamento jurídico que seja funcional, organizado e seguro para administrar uma grande base de dados?

Tudo isso Parece um grande desafio? Calma! A solução é simples: a computação na nuvem é comprovadamente uma ótima ferramenta.

Para saber como funciona um software jurídico na nuvem e como essa solução tecnológica proporciona facilidades para o advogado, confira as dicas deste artigo.

Cloud computing: a solução para o arquivamento jurídico.

Para começar, vamos falar de cloud computing, ou computação na nuvem. Nada mais é que um sistema de armazenamento de dados independente de hardwares e softwares. Ou seja, todos os documentos podem ser guardados e organizados sem a necessidade de adquirir ou instalar programas. É na própria nuvem que o advogado pode armazenar todos os documentos do escritório e acessá-los sem complicações.

A grande vantagem desse sistema quando comparado aos tradicionais é que a nuvem possibilita o acesso remoto de dados. Isso significa que eles são acessíveis de qualquer lugar, tendo como única regra de acesso a existência de sinal de internet.

Em relação ao custo-benefício, a computação na nuvem também apresenta vantagens. Esta modalidade conta com uma capacidade de armazenamento bastante superior quando comparada às tradicionais. Além disso, de forma geral, possuem um custo menor e permitem a customização dos espaços.

Segurança.

Embora a computação na nuvem seja uma alternativa com ótimo custo-benefício para o arquivamento jurídico, muitos advogados ainda possuem certa desconfiança.

Constatamos que uma das principais dúvidas é em relação à segurança de seus dados, muitas vezes sigilosos.

Porém, não há razão para preocupações. Primeiro, porque a segurança é de responsabilidade da empresa que gerencia os dados na nuvem. Isso faz com que o cuidado seja bastante grande, especialmente porque são empresas grandes, de renome, e que tomam conta de dados de terceiros.

Além disso, existem diferentes tipos de nuvens que possibilitam diversos graus de segurança. Hoje, apenas para se ter uma ideia, existe a nuvem pública, a privada e a híbrida.

Na nuvem pública, os dados são armazenados de forma única e a empresa que gerencia oferece serviços diferentes para o processamento de dados.

Na nuvem privada, é possível que somente o seu escritório armazene os seus dados ali. Já o sistema híbrido é um misto dos dois sistemas.

O sistema mais seguro costuma ser a nuvem privada. Porém, seu custo pode ser muito alto para alguns escritórios. Para solucionar essa questão, a melhor opção é o uso de um software jurídico na nuvem, que oferece planos para os mais diferentes tipos de escritórios e advogados autônomos.

Software jurídico na nuvem.

Se a nuvem permite o armazenamento de dados, por que não armazenar também um software jurídico? A união das duas tecnologias garante a segurança dos dados e a mobilidade, proporcionando uma solução ideal para arquivamento jurídico.

É assim que um software jurídico na nuvem se torna capaz de aprimorar o seu sistema de gestão de forma completa. Os softwares jurídicos são ferramentas de organização que estabelecem processos internos.

Dessa forma, ajudam o advogado a sistematizar o seu dia a dia com muito mais agilidade e facilidade. Além disso, permite gerir de forma integrada os seus prazos, custos etc.

Se você acompanhou o artigo até aqui, e constatou que: SIM, trabalha em um escritório com pilhas de papel amontadas e sem rotina definida, está mais do que na hora de contar com um software jurídico.

Afinal, o escritório moderno e em sintonia com os avanços do mercado sempre é mais elogiado. Isso porque ele não tem medo de abraçar a tecnologia como uma aliada de fato. Com novos sistemas, softwares e aplicativos um escritório consegue agilizar demandas, simplificar trabalhos e melhorar o atendimento.

Agora que você já sabe o que precisa fazer para figurar entre os escritórios do futuro chegou a hora de agir.

A primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico para seu escritório. O Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD em 2008, é líder no segmento e foi pensado para aprimorar a rotina dos escritórios de Direito.

Atualmente, mais de 80 mil advogados em todo o Brasil utilizam o software. Pensado para cuidar da gestão de escritórios jurídicos, o Integra te ajuda, por exemplo, com a agenda, o fluxo de caixa, captura de intimações de sistemas eletrônicos entre outras funcionalidades.

Acesse www.promad.adv.br e conheça melhor o Integra, o software jurídico do advogado brasileiro.

Como evitar problemas com clientes no escritório de advocacia?

Equipe PROMAD on 18/03/2021

Muitos advogados chegam ao mercado de trabalho munidos de uma ótima formação.

Porém, para quem busca destaque na carreira jurídica, conhecimento nem sempre é o suficiente. É necessário que o advogado vá além e aprenda a administrar o seu escritório, seus colaboradores e, principalmente, a sua cartela de clientes.

No início, é muito comum que o advogado atue de forma autônoma, fazendo tudo sozinho. Porém, desde o início, é fundamental que o profissional saiba lidar com os seus clientes e dominar estratégias para evitar problemas com eles. Lidar com clientes é um desafio para qualquer profissional, pois é necessário criar um relacionamento positivo, sem deixar de impor alguns limites.

Por isso, a intenção desse artigo é te ajudar a evitar problemas com os clientes do seu escritório de advocacia. Para tanto, separamos algumas dicas para você.

Desenvolva relações de confiança.

Muitos dos clientes que vão bater à sua porta não gostariam de ter que contratar um advogado. Sim, muitos estão com problemas e precisarão do auxílio de um estranho para representá-los na Justiça. Por isso, é fundamental contar com uma boa dose de empatia com a situação do cliente. Ao mesmo tempo, demonstre quais são as possíveis estratégias jurídicas que podem ajudá-lo a resolver o caso.

É fundamental que o advogado seja didático e procure explicar com clareza – sem o uso exacerbado de termos jurídicos – como os serviços serão prestados. É preciso ter cautela e muita didática ao esclarecer quais serão as medidas que poderão ser tomadas a favor dos direitos e dos interesses do seu cliente.

Esse tipo de postura promove uma relação de confiança entre o cliente e o advogado, evitando uma série de problemas com clientes no futuro.

Invista na comunicação eficiente.

Um dos grandes desafios dos advogados é manter uma comunicação eficiente com seus clientes. Especialmente no início da carreira, onde é muito comum que o advogado acumule uma série de funções. E, como todos sabem, não é possível atender um cliente ao telefone e redigir uma peça jurídica ao mesmo tempo. Portanto, é necessário estabelecer prioridades.

Uma boa estratégia utilizada por muitos profissionais é automatizar parte da comunicação por meio de softwares jurídicos. Utilizando essas ferramentas, o advogado pode enviar de forma automática as principais informações sobre o processo, por exemplo.

Assim, a comunicação se torna mais transparente e a quantidade de dúvidas dos clientes tende a reduzir. Esse tipo de comunicação, usando um software jurídico, também evita aquela típica sensação de muitos clientes de que você não está cuidando suficientemente bem dos casos deles.

Não cobre honorários baixos apenas para conquistar mais clientes.

Um dos erros comuns cometidos por Jovens Advogados é cobrar honorários baixos, buscando assim atrair mais clientes. Porém, muitos profissionais não percebem que esse tipo de conduta acaba tornando-se uma espécie de círculo vicioso que só vai gerar muito trabalho e pouco lucro.

Quando você atrai um cliente por um valor baixo e realiza um bom serviço, a tendência é que esse cliente te indique para um colega, amigo ou conhecido. Resultado: você consegue conquistar novos clientes, porém, não consegue cobrar a mais.

No fim das contas, você pode acabar com a agenda cheia e a conta bancária mais vazia do que desejava.

Cobre os honorários de forma justa sempre. Saiba realmente quanto custam os seus serviços e tenha uma margem de lucro que viabilize negociações. Advogados que não fazem esses cálculos e apenas trabalham com honorários baixos costumam se desgastar muito. Com isso, as chances de surgirem problemas com clientes são imensas.

Inadimplência: a inimiga da boa convivência.

Além de assinar um bom contrato de honorários, você pode utilizar algumas estratégias de cobrança que ajudam a evitar a inadimplência. Muitos clientes esquecem de pagar os honorários, então que tal enviá-los um lembrete do vencimento das parcelas alguns dias antes?

Essa atitude simples pode ser muito eficiente, especialmente no caso de clientes esquecidos. Além de auxiliar na boa convivência com o cliente, evita que você trabalhe em cima de eventuais execuções e protestos sem necessidade.

A cobrança feita de forma amistosa pode gerar bons resultados. Não é à toa que muitas empresas de cobrança utilizam esse tipo de estratégia.

Ajustar as suas deficiências de gestão é fundamental para o sucesso do seu negócio. O esforço vale a pena e logo você perceberá que o seu escritório vai aos poucos alcançar um novo patamar.

Agora que você já sabe por onde começar chegou a hora de alinhar o seu atendimento ao cliente às suas rotinas jurídicas.

O primeiro passo para adotar as boas práticas de gestão é contar com um bom software jurídico no seu escritório. O Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD em 2008, é líder no segmento e foi pensado para aprimorar as suas rotinas.

Atualmente, mais de 80 mil advogados em todo o Brasil utilizam o software. Pensado para cuidar da gestão de escritórios jurídicos, o Integra te ajuda, por exemplo, com a agenda, o fluxo de caixa, captura de intimações de sistemas eletrônicos entre outras funcionalidades.

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Como cobrar honorários advocatícios de maneira competitiva?

Equipe PROMAD on 11/03/2021

No último levantamento feito pela OAB, o mercado nacional já contava com aproximadamente 1 milhão de advogados. A alta densidade de profissionais, naturalmente, gera uma competitividade enorme.

Portanto, quem está iniciando na profissão precisa ser estratégico na hora de garantir o seu “lugar ao sol”. Além de uma excelente formação técnica, o advogado recém-formado precisa saber como garantir boas condições na hora da contratação.

É necessário praticar honorários acessíveis ao cliente e, ao mesmo tempo, que sejam justos para o profissional. A boa notícia para quem está iniciando é que hoje o advogado tem à sua disposição uma tecnologia indispensável: o software jurídico.

Os softwares jurídicos oferecem recursos que executam e automatizam muitas das tarefas administrativas e operacionais da advocacia, otimizando assim o seu dia a dia e reduzindo custos.

Este artigo vai te ajudar a conhecer melhor o universo dos softwares jurídicos e a precificar os seus honorários de uma forma mais competitiva.

Custos na ponta do lápis.

Como muitos advogados recém-formados não possuem familiaridade com a gestão de escritórios, é muito comum cometer equívocos na hora da cobrança de honorários. Um dos principais erros é ficar de olho na concorrência, sem saber exatamente quanto o seu próprio serviço custa de fato.

Para precificar a sua hora valor, é preciso colocar na ponta do lápis todos os gastos fixos que você possui para atender os clientes. Telefone, internet, aluguel do espaço, equipamentos, material didático, estagiários etc. Todas essas despesas devem compor o preço final dos seus serviços e servem de parâmetro para que você saiba quanto cobrar minimamente.

Despesas fixas menores, honorários mais acessíveis.

Foi-se o tempo em que era necessário alugar um espaço para atuar como advogado. Hoje é possível compartilhar o espaço com outros profissionais, dividindo assim as despesas fixas.

Os espaços de co-working estão cada vez mais populares e podem ser uma ótima solução para quem chegou ao mercado e precisa praticar bons preços para conquistar a clientela.

Tradicionalmente, os co-workings tinham um ambiente muito informal e que nem sempre estava alinhado com o perfil do advogado. Mas, sim, hoje já é possível encontrar espaços voltados para profissionais da área jurídica.

Outra dica é alugar um escritório e compartilhá-lo com outro colega. É possível afirmar que o advogado necessita basicamente de um espaço para fazer reuniões com seus clientes, certo? Então boa parte do trabalho pode ser feita home office, o que também representa uma boa redução nos custos fixos.

A tecnologia impacta nos honorários?

Sim, a tecnologia pode ser uma ótima aliada nas finanças dos advogados. Isso porque o uso de softwares jurídicos otimiza o gerenciamento de processos e tarefas, diminuindo custos com colaboradores. Sobretudo no começo da carreira jurídica, contar com a tecnologia pode ser uma ótima maneira de reduzir custos, sem que isso signifique perda de produtividade. Alguns softwares no mercado oferecem facilidades ao jovem profissional, e o melhor: de forma gratuita.

Evidentemente, reduzir custos de ordem tão relevante como é o caso de novos colaboradores e do próprio valor mensal de um software jurídico, impacta nos honorários. Afinal, despesas fixas menores possibilitam honorários mais acessíveis.

Custas judiciais e emolumentos.

Como prática, os escritórios de advocacia repassam aos clientes os custos relativos à movimentação de processos e diligências. No entanto, antes de fechar o contrato de honorários, é essencial uma previsão sobre a forma de pagamento dessas despesas.

Caso você opte por assumir esses gastos ou embuti-los no valor final, também é necessário colocar na ponta do lápis esse custo. Ou seja, nunca esqueça das custas judiciais e emolumentos envolvidos em cada serviço. Considere-os, some aos demais gastos e busque chegar a um bom preço final.

Como cobrar honorários em conformidade com a tabela da OAB.

Todo profissional conhece a tabela de honorários da OAB. Sua principal finalidade é regulamentar o mercado da advocacia, bem como servir de parâmetro para a precificação dos serviços.

Ao chegar ao valor final que os seus serviços devem custar para cobrir as despesas, confira a tabela e utilize-a de parâmetro para acrescentar uma margem de lucro.

Honorários muito altos ou muito baixos não são bons. Tenha consciência de quanto os seus serviços custam não acabar pagando para trabalhar. Ou ainda, perdendo bons clientes por valores muito altos. Mesmo em um mercado competitivo, clientes não irão faltar se você fizer um bom trabalho e conciliar valores justos pelos seus serviços.

Agora que você já sabe o que precisa para cobrar honorários advocatícios de maneira mais competitiva, chegou a hora de investir na automação da sua rotina jurídica.

A primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico para seu escritório. O Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD em 2008, é líder no segmento e foi pensado para aprimorar a organização do seu escritório.

Atualmente, mais de 80 mil advogados em todo o Brasil utilizam o software. Pensado para cuidar da gestão de escritórios jurídicos, o Integra te ajuda, por exemplo, com a agenda, o fluxo de caixa, captura de intimações de sistemas eletrônicos entre outras funcionalidades.

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