Erros humanos que podem ser evitados com o uso de Inteligência Artificial no Direito.

Equipe PROMAD on 14/06/2021

O termo “inteligência artificial” costuma causar um certo receio no mercado de trabalho. No Direito não é diferente. Mas a verdade é que o recurso é um excelente aliado no combate aos erros humanos e ao desperdício de tempo. Veja por quê:

Existem diferenças entre o uso de Automação e Inteligência Artificial no Direito.

É interessante pontuar esse tema. Para muita gente tudo é a mesma coisa, fato que já se provou ser um contundente equívoco. A Automação e a Inteligência Artificial são práticas bem diferentes.

Um escritório de advocacia normalmente trabalha com a automação de procedimentos rotineiros, como acompanhamento de processos e intimações. A ideia é simplificar a rotina dos profissionais envolvidos, para que eles foquem nos seus clientes e em suas causas.

A questão é que não podemos chamar essa ideia de inteligência artificial no Direito, porque não há aqui um raciocínio por parte da máquina, mas sim sistemas que aprendem a funcionar de acordo com as suas orientações prévias e que não decidem nada sozinhos.

O que é, de fato, Inteligência Artificial no Direito.

É basicamente uma ferramenta que toma as decisões pelo advogado dentro dos procedimentos de um escritório de advocacia. Há, portanto, racionalização de questões por parte das máquinas e dos sistemas envolvidos.

A ideia é tornar o trabalho mais eficiente e mais funcional, oferecendo aos clientes (e a empresa que os advogados representam) ganhos substanciais. A questão que fica é a seguinte: que tipo de erros humanos esse tipo de I.A. seria capaz de exterminar?

1 – Erros em Contratos.

Esse é um dos pontos que acaba sendo resolvido com a Inteligência Artificial no Direito. Uma vez que você abraça essa opção, consegue resultados bem melhores e mais substanciais nesse tipo de peça.

Isso porque é comum que os erros humanos em Contratos (digitação, informações incorretas etc.) passem batidos, especialmente quando a demanda do escritório é gigantesca. A I.A. pode ser programada para focar nesses pontos e fazer uma análise criteriosa deles. Assim, os problemas com contratos mal elaborados estão com os dias contados.

2 – Equívocos em Peças Processuais.

O apoio da I.A. na confecção e revisão de Peças Processuais também é uma maneira eficaz de otimizar o tempo e simplificar as várias questões relacionadas a tarefa.

A Inteligência Artificial no Direito também pode ajudar os advogados nesse quesito.

Com uma máquina capacitada para desenvolver esse trabalho de forma criteriosa, o advogado pode ficar focado no que realmente importa: advogar.

3 – Os advogados não precisam temer a Inteligência Artificial.

A I.A. chegou para tornar o trabalho dos advogados mais eficaz em termos de resultado, já que a tecnologia não é afetada por problemas pessoais, cansaço ou problemas de saúde, por exemplo. Logicamente, um bom advogado será sempre fundamental para cuidar das diversas etapas dos processos e causas. E isso nenhuma máquina jamais será capaz de fazer, por mais que a tecnologia avance.

Sendo assim, se os temores causados pela Inteligência Artificial se baseiam no medo de empregabilidade (ou da falta dela), fique sossegado. A I.A. só está aí para aplacar os erros humanos mais comuns e garantir resultados de qualidade aos clientes e escritórios de advocacia.

Agora que você sabe um pouco mais sobre a Inteligência Artificial na Advocacia, está na hora de investir na automatização das rotinas jurídicas.

Portanto, conte com um bom software jurídico no seu escritório. O Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD em 2008, é líder no segmento e foi pensado para aprimorar as suas rotinas.

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Como medir a produtividade na advocacia.

Equipe PROMAD on 10/06/2021

Por muito tempo, a ideia de medir a produtividade na advocacia parecia impossível.
O fato de submeter advogados a esse tipo de pressão, logicamente, contribuiu para essa prática demorar a conquistar adeptos nos escritórios de advocacia.

A seguir, vamos te mostrar que não se trata de pressionar, mas sim, de permitir que os advogados construam melhores versões de si mesmos.

Porque é necessário analisar a produtividade na advocacia.

Como qualquer outra empresa, um escritório de Direito depende de resultados para se manter. Se os resultados não vêm é natural e compreensível fazer uma análise bem criteriosa da produtividade na advocacia.

Esse processo exige marcadores específicos para a análise, e conhecê-los pode ser primordial de muitas formas. Veja por quê:

Entenda quais são os marcadores para a produtividade na advocacia.

Sem marcadores bem delineados, fica difícil compreender a sua produtividade de maneira objetiva. Isso porque, discussões subjetivas, na prática, não nos levam a lugar algum.

Precisamos elencar parâmetros para analisar o que está acontecendo num escritório.
Sem eles, você vai ficar percebendo os resultados ruins ou insatisfatórios, mas sem obter uma compreensão verdadeira dos motivos que os trazem à tona.

Para melhorar é sempre importante diagnosticar, ainda que ter um diagnóstico (seja ele qual for) nem sempre soe como algo agradável ou feliz.

Dito isto, vamos apresentar os principais marcadores para que se compreenda enfim, como medir a produtividade na advocacia.

– Margem de lucro: é a partir dela que começa a compreensão sobre tudo estar indo bem ou mal. Vale a pena analisar a partir da retirada dos seus custos fixos, para que você entenda quanto de fato o escritório de advocacia ganhou com as ações. Definir um período para analisar também acaba sendo bem necessário;

– Apontamento de horas: com os apontamentos, você obtém uma noção mais esclarecida da produtividade na advocacia, porque aí é possível compreender se, de fato, os seus esforços no seu tempo de trabalho foram recompensados ou se, em algum momento, houve uma perda;

– Satisfação dos clientes: encontrar formas de permitir que os clientes manifestem o seu gosto (ou desgostos) pelos serviços com certeza é um bom marcador de produtividade. Afinal, se ele está feliz significa que de alguma maneira o escritório ganhou, mas se ele está revoltado ou chateado tudo muda de figura;

– Custo dos processos: entender quanto custaram os processos e se isso foi mais ou menos em conta para o público, pode te ajudar a ajustar as suas expectativas e a compreender o que está acontecendo na empresa.

E, para concluir, é importe lembrar que: adotar um controle mais criterioso da produtividade da sua equipe costuma deixar alguns colaboradores infelizes e isso pode gerar uma certa instabilidade no seu clima organizacional. Entretanto, os resultados acabam compensando esse incomodo inicial e, aos poucos, os indicadores de produtividade farão parte da sua rotina.

Agora que você sabe um pouco mais sobre a importância de medir e promover a produtividade na advocacia, já pode colocar a teoria em prática. O primeiro passo é investir na automatização das rotinas jurídicas.

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Boas práticas de gestão: 5 dicas para escritórios de advocacia.

Equipe PROMAD on 07/06/2021

Escritórios que acreditam nas boas práticas de gestão e as colocam em prática, estão fadados ao sucesso. Quanto mais organização, mais rendimento profissional.

Mas como os advogados podem melhorar a gestão de seus escritórios e empreendimentos?

Nesse artigo vamos dar algumas dicas de gestão para advogados que buscam mais eficiência e assertividade para o seu dia a dia. São algumas estratégias simples, mas que funcionam de verdade.

1. Delegação de tarefas.

Uma das principais estratégias de gestão para advogados é delegar tarefas. Tentar fazer tudo sozinho pode ser complicado e nada produtivo. No dia a dia de trabalho, o advogado precisa lidar com diversas tarefas, muitas delas burocráticas e que podem ser delegadas.

Por isso, vale a pena se perguntar se você é o único que pode realizar uma tarefa ou se ela pode ser executada por outra pessoa. Nesse segundo caso, não pense duas vezes antes de delegar. Advogados geralmente contam com o suporte de estagiários, associados, secretárias e outros colaboradores.

Mas delegue para as pessoas certas, para ter a certeza de que o trabalho será bem-feito – e dentro do prazo.

2. Controle de fluxo de caixa.

Quando falamos em gestão para escritórios e empresas, devemos considerar as entradas e saídas.

O fluxo de caixa de um empreendimento diz muito sobre a sua saúde financeira.

Você, como advogado, também precisa fazer o controle de fluxo de caixa. Fique de olho nas entradas e saídas, acompanhe a receita do seu escritório e compare os resultados obtidos.

Dessa forma você será capaz de fazer uma gestão baseada na realidade do seu negócio. Essa estratégia é excelente para quem deseja crescer no mercado, atender a mais clientes, aumentar o faturamento e lucrar mais.

3. Agendas virtuais.

Advogados estão constantemente lidando com prazos, compromissos e uma rotina repleta de afazeres. Lidar com tudo isso sem um controle automático pode ser exaustivo.

Você pode até tentar anotar todos os seus compromissos em um papel ou em um documento no computador, mas isso dificilmente será produtivo. Então, como acompanhar todos os seus compromissos sem se perder?

As agendas virtuais oferecem uma solução. Elas funcionam de forma integrada com diversos dispositivos, como computadores, celulares e tabletes. Com o Google Agenda, por exemplo, é possível salvar compromissos e criar alertas automáticos.

4. Tenha um dia sem reuniões.

Essa é uma estratégia simples que pode revolucionar a maneira como você trabalha.

Escolha um dia na sua semana de trabalho para NÃO marcar reuniões. Não importa se é uma conferência ou mesmo encontros com clientes, esse dia deve ser focado em tarefas internas, conclusão de tarefas urgentes, responder e-mails e outras atividades.

As reuniões geralmente são necessárias, mas quando realizadas com frequência podem acabar comprometendo o rendimento. Elas provocam distrações e rompem a sua sequência habitual do trabalho.

5. Explore a tecnologia.

A tecnologia é um dos grandes aliados dos advogados quando o assunto é gestão.

Atualmente, existem diversos recursos que podem ser empregados para transformar a rotina de trabalho e melhorar os resultados obtidos.

Entre essas tecnologias, destacam-se as ferramentas de automatização. Você sabia que a maioria das tarefas e processos burocráticos que você realiza diariamente, de forma manual, podem ser executados de forma automática?

Com sistemas e programas de automação para escritórios e empresas jurídicas é possível ganhar tempo e produtividade. Essas ferramentas permitem acompanhar processos, receber e ler intimações, estabelecer alarmes, delegar tarefas e muito mais.

Viu só? Aplicando todas as dicas acima você será capaz de melhorar a gestão do seu escritório ou empresa.

Agora que você já sabe por onde começar para implantar as boas práticas de gestão no seu escritório, a primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico para te ajudar.

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Automatize a sua rotina jurídica com a ajuda da tecnologia.

Equipe PROMAD on 03/06/2021

Ambientes corporativos como os escritórios de advocacia, por exemplo, possuem uma série de ações que devem ser tomadas continuamente. Sendo assim, a ideia de automatizar tarefas repetitivas nos parece muito lógica. Nesse artigo, vamos te mostrar por que automatizar é preciso.

A importância da automatização no Direito.

Sem dúvida alguma, a perspectiva de automatizar as tarefas repetitivas sempre é positiva.

Ao automatizar os seus processos internos, um escritório de advocacia pode focar no que realmente importa: advogar. Dessa forma, o desenvolvimento dos processos, o atendimento qualificado ao cliente e a produtividade do escritório não serão mais prejudicados por ações rotineiras que ocupam o precioso tempo dos advogados.

Sendo assim, se pensarmos de forma clara, perceberemos o óbvio: a perspectiva de automatizar tarefas repetitivas, além de ser uma decisão sensata, representa mais faturamento.

Como automatizar o seu escritório.

Se pensarmos bem, o meio jurídico não fala muito sobre automatizar tarefas repetitivas e a maior parte dos profissionais já se acostumou a fazer tudo de maneira analógica.

Renunciar a certas rotinas e costumes pode soar incômodo para alguns, mas, considerando que os resultados a médio prazo são sempre mais consistentes, certamente, esse é um esforço que vale muito a pena.

Abaixo, vamos apontar algumas possibilidades para você que tem a intenção de automatizar tarefas repetitivas:

1 – Abrace a tecnologia sem medo.

Muitas pessoas resistem a premissa de automatizar tarefas repetitivas, porque muitos pensam que é problemático contar com a tecnologia para esse fim. Não é.

A tecnologia é uma facilitadora para quem busca as boas práticas de gestão, tanto que já existem muitos aplicativos e softwares específicos focados em automação de rotinas jurídicas e produtividade.

Portanto, você não precisa mais se ater em dar conta de tudo e pode dedicar o seu tempo ao que realmente importa na sua agenda.

2 – Mantenha a comunicação como foco.

Um dos problemas quando se trata de automatizar tarefas repetitivas é que no caso dos escritórios nem sempre fica claro quem vai cuidar de certas práticas, e como isso vai ser feito, evidentemente.

Portanto, é natural que haja confusão, principalmente quando falta comunicação. Tanto com os clientes, quanto dentro da empresa, a informação deve se sobrepor a todas as suas ações e atitudes. Tenha isso em mente porque, do contrário, automatizar os seus processos não vai trazer resultados e pode até representar mais dor de cabeça.

3 – Tenha claro quais são as prioridades.

A proposta de automatizar tarefas repetitivas não tira dos profissionais o dever de cuidar das coisas que realmente importam. Para tanto, defina as suas prioridades.

Conversar sobre o que é primordial para a empresa e sobre como cumprir essas demandas é o único caminho para que você se satisfaça com o que está oferecendo aos seus consumidores/clientes, seja qual for a sua área de atuação específica.

Se você deseja automatizar as tarefas repetitivas, tenha em mente o seguinte: conte com a tecnologia adequada, defina prioridades e estimule a comunicação. Do contrário, os seus resultados não serão de fato efetivos como você deseja e espera.

Agora que você já sabe o que precisa para automatizar a sua rotina jurídica, chegou a hora de investir em ferramentas para colocar isso em prática.

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Boas práticas de gestão: o seu escritório é à prova de falhas de caráter?

Equipe PROMAD on 31/05/2021

Se você almeja as boas práticas de gestão, implementar uma política de compliance é fundamental para a sua empresa desenvolver as suas atividades com segurança.
Mas, na prática, como você pode desenvolver um processo de compliance?

Apesar de esse ser um tema muito discutido, poucas pessoas sabem como aplicar a compliance em seus empreendimentos. Por isso, separamos nesse artigo algumas dicas sobre essa prática tão falada.

Veja abaixo algumas formas para você encaixar a compliance na sua rotina jurídica.

Desenvolvendo um processo de compliance.

Se você gerencia um empreendimento jurídico, criar um programa de compliance poderá te ajudar a crescer no mercado.

No geral, compliance significa estar em conformidade com as normas, leis, regulamentos, políticas e diretrizes estabelecidas para o negócio e as atividades do seu segmento. Bem como, evitar, detectar e tratar quaisquer desvios ou inconformidades nos seus processos internos.

O objetivo é identificar vulnerabilidades e traçar estratégias para prever e solucionar problemas. Na atualidade, cada vez mais empresas estão começando a rever suas políticas e processos internos.

Parâmetros gerais para a compliance.

Em qualquer contexto, o programa de compliance começa com uma referência de conformidade. A lei determina o que deve ser observado pela empresa, dependendo do setor onde ela atua, do número de funcionários e outros fatores.

Além das normas estabelecidas por um País, podem existir outros regulamentos que influenciam nas políticas internas de uma empresa. Por exemplo, muitos padrões de qualidade internacionais podem afetar nos processos de um empreendimento.

Para empresas que atuam no segmento jurídico, a compliance deve observar com rigor as normas estabelecidas pela Ordem dos Advogados do Brasil. Isso é válido especialmente para escritórios jurídicos.

Logo, para desenvolver um processo de compliance, é preciso observar as leis, as normas e qualquer outra diretriz que esteja relacionada ao seu negócio. Esse será o ponto de partida para definir uma política de conformidade.

Passo a passo para desenvolver um processo de compliance.

O procedimento para a implantação da compliance é diferente em cada empresa, tendo em vista o contexto organizacional, as políticas já implementadas e outros fatores. No entanto, alguns passos gerais podem ser seguidos.

1. Documentação das políticas e procedimentos por escrito.

A existência de políticas e procedimentos claros por escrito contribuem para a uniformização dentro da sua empresa.

Quando todos os colaboradores podem identificar informações relevantes, bem documentadas e oficializadas, a comunicação se torna muito mais clara, eficiente e transparente.

2. Criação a supervisão do programa.

Não basta desenvolver um processo de compliance, é preciso que ele seja supervisionado de perto. Por isso é importante determinar quem supervisionará, monitorará e aplicará o programa de conformidade.

Dessa forma é possível acompanhar os resultados obtidos, verificar se a compliance está sendo aplicada e se os novos padrões e políticas estão sendo eficientes.

3. Treinamento e capacitação dos funcionários.

Ao desenvolver um processo de compliance é preciso levar em consideração a cultura organizacional.

Mudar as políticas, implementar sistemas automatizados e rever as medidas de prevenção contra riscos é importante.

No entanto, é de suma importância que os profissionais do seu escritório recebam orientações claras e precisas sobre o novo formato de trabalho.

Funcionários de todos os níveis precisam entender as expectativas e os padrões do programa de compliance. Implemente um programa de treinamento que comunique claramente os novos padrões a serem observados dentro da empresa.

4. Definição de ações corretivas.

Um dos objetivos de desenvolver um processo de compliance é evitar que erros aconteçam. Estar em conformidade com normas, leis e regulamentos é importante para prestar serviços de qualidade e confiabilidade.

No entanto, é possível que erros aconteçam – principalmente se estivermos falando de erros humanos. Por isso, a política de compliance deve prever medidas e ações corretivas, voltadas para solucionar, de forma imediata, qualquer inconformidade.

Seguindo os passos e orientações acima é possível desenvolver um processo de compliance. Dessa forma o seu negócio poderá atuar no mercado com muito mais segurança e responsabilidade.

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Controladoria. Como aumentar a lucratividade do seu escritório.

Equipe PROMAD on 27/05/2021

Apesar de toda a nobreza e empatia envolvidas na profissão, escritórios de Direito também precisam visar o lucro. Caso contrário, fica difícil sobreviver no mercado. Existem algumas práticas desenvolvidas para ajudar os escritórios a capitalizar clientes e renda, entre elas, a Controladoria, tema abordado nesse artigo.

Entenda por que a Controladoria é fundamental.

A Controladoria proporciona aos advogados atuações mais funcionais e efetivas. Só por esse fato, aplicar a Controladoria no seu escritório já seria uma excelente ideia. Só que você também pode aumentar os ganhos da sua empresa.

Sim. Não é exagero dizer que a controladoria pode trazer mais lucro para um negócio, ainda que a maior parte dos escritórios de Direito não compreendam esse fato. Talvez por falta de informação. São muitas as maneiras de impulsionar o seu faturamento e, a seguir, vamos citar algumas:

1 – Priorize o que realmente importa.

Existem diversas rotinas em escritórios de advocacia que tomam muito tempo dos profissionais, afastando-os do que realmente importa: advogar e conquistar novos clientes.

Quando advogados ficam muito presos a burocracias e rotinas jurídicas, a lucratividade obviamente cai, por mais esforçados e dedicados que os seus funcionários possam ser.

Permitir que o advogado possa ter tempo e cabeça para atuar em seu potencial pleno, certamente, vai garantir que os ganhos do escritório melhorem dia a dia.

2 – Atenção na administração do seu negócio.

Outro trunfo da Controladoria para te ajudar a exercer uma advocacia mais lucrativa é o perfil administrativo da ferramenta. Esse advento colabora para uma análise mais competente de todo o trabalho feito e de como ele deve seguir.

Além disso, boa parte do trabalho mais corporativo do escritório é assumido justamente pela Controladoria, que acaba possibilitando que as equipes trabalhem de forma mais consistente com o passar do tempo.

3 – Mantenha o controle total das suas tomadas de decisões.

Um dos problemas que afetam Escritórios de Direito é a falta de controle por parte de seus responsáveis. Não basta apenas delegar tarefas, você precisa acompanhar o fluxo da pauta do início ao fim.

Com o advento da Controladoria é perfeitamente possível contar com indicadores que tornem toda a sua gestão mais eficiente. Quando estuda os seus indicadores de produtividade, objetivos, honorários e custos básicos, um escritório economiza tempo e dinheiro.

Por mais que pareça bobagem, à primeira vista, a verdade é que sem esse tipo de análise mais aprofundada e cuidadosa, qualquer empreendimento pode ruir. Sim, o universo jurídico não está imune a crises.

A advocacia mais lucrativa não se deve necessariamente a questão de ter os melhores profissionais no seu time.

Em muitos casos, isso até é importante, mas é igualmente fundamental ser apoiado por sistemas que tragam eficácia. E é isso que a controladoria jurídica representa.

Podemos concluir então que perder tempo com falhas na rotina jurídica não pode mais ser algo que faça parte da sua agenda. Para organizar de vez a sua vida profissional, a primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico para te ajudar.

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Cuidado. Delegue para pessoa errada e ponha tudo a perder.

Equipe PROMAD on 24/05/2021

Os estagiários são parte fundamental no dia a dia de um escritório de advocacia.
Quanto maior a demanda, maior a necessidade de colaboradores que conheçam temas jurídicos com propriedade.

No entanto, existem algumas coisas que seu estagiário não deve fazer nunca. São pequenos erros que podem acabar comprometendo a atuação do advogado, gerando transtornos e danos muitas vezes irreversíveis.

Nesse artigo, vamos listar algumas dessas coisas que o seu estagiário não deve fazer. Além disso, daremos algumas dicas para que esses erros não aconteçam dentro do seu escritório ou empresa jurídica.

Analisar de forma incorreta as intimações.

As intimações são documentos que informam as partes sobre a realização de algum ato jurídico.
Pode ser um ato processual que já foi realizado ou um ato judicial futuro, como uma audiência, por exemplo.

Por isso, existem tipos diferentes de intimações. Cada um deles exige dos profissionais do direito alguma diligência, seja notificar o cliente, seja interpor um recurso, seja se preparar para a audiência ou produzir provas.

Seja como for, as intimações apresentam diversos dados que devem ser analisados com muito cuidado. Uma das coisas que o seu estagiário não deve fazer é justamente analisar de forma incorreta as intimações recebidas.

Com o grande volume de intimações, especialmente se você atende vários clientes, os erros humanos podem se tornar uma realidade. É importante que os estagiários sejam capazes de filtrar as informações e focar no que realmente importa.

Não verificar as tarefas a serem executadas a partir da intimação.

A lista de coisas que o seu estagiário não deve fazer está repleta de erros que podem ser evitados.

Um deles é não verificar as tarefas a serem executadas a partir da intimação.

Se o seu estagiário está responsável por traçar as estratégias e diligências que devem ser tomadas, ele deve fazer isso com bastante responsabilidade.

Muitas intimações não exigem nenhuma ação por parte dos advogados, mas outras exigem – e isso faz toda a diferença.

Se o cliente for intimado a fazer um pagamento, por exemplo, caberá ao advogado tomar a melhor decisão para o caso. Deixar de realizar uma ação pode gerar multas e outras penalidades, comprometendo a prestação da assistência jurídica técnica.

Contar os prazos da intimação incorretamente.

Para finalizar a nossa relação de coisas que o seu estagiário não deve fazer, trazemos um dos erros mais prejudiciais para escritórios e empresas jurídicas: a contagem incorreta dos prazos das intimações.

As intimações geralmente apresentam prazo para que a parte se manifeste. Esses prazos devem ser obedecidos, sob pena de descumprimento e prescrição.

Ou seja, caso a parte não se manifeste, algum direito pode prescrever pela perda do momento processual adequado. Logo, o estagiário deve tomar cuidado redobrado na hora de analisar os prazos presentes em uma intimação.

Essas são algumas das coisas que o seu estagiário não deve fazer. Todos sabemos que o estagiário é fundamental para uma série de tarefas dentro do escritório.

No entanto, ele também está sujeito a cometer erros que podem ser prevenidos por meio de práticas mais responsáveis. Afinal de contas, erros podem ser muito nocivos para empreendimentos jurídicos. Mas você pode reduzir drasticamente a presença de falhas na sua rotina jurídica. Como? Comece investindo em um sistema de automação para o seu escritório.

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Guia prático para blindar seu escritório de erros com intimações.

Equipe PROMAD on 20/05/2021

Diariamente, o universo dos escritórios de Direito gera uma gama inimaginável de documentos. Assim, todos os dias, são emitidas milhares de intimações que tratam dos mais variados assuntos. Você sabe dizer quais são as principais – e piores – consequências de erros ao lidar com intimações judiciais?

As intimações são parte importante na rotina de trabalho de um advogado. Trata-se de uma notificação que tem por objetivo notificar as partes a realização de algum ato processual – seja ele passado ou futuro.

Geralmente as intimações apresentam um prazo, que deve ser observado pelo profissional. Por isso, é importante que o advogado esteja sempre atento às intimações relacionadas aos seus clientes e casos em tramitação.

Nesse artigo vamos comentar sobre as consequências negativas dos erros ao lidar com intimações. Descubra quais podem ser os prejuízos para você e para os seus clientes quando as intimações não são recebidas e analisadas corretamente.

Importância da intimação.

Antes de falarmos especificamente sobre os erros ao lidar com intimações, vale a pena entender a importância das intimações para os advogados.

Conforme indicamos, as intimações funcionam como uma notificação, comunicando as partes sobre algum ato processual já realizado ou prestes a acontecer. Logo, trata-se de um ato essencial para o perfeito deslinde processual.

Além disso, a intimação garante o devido processo legal. As partes, ao receberem a intimação, podem tomar providências em seu interesse, como interpor um recurso, efetuar o pagamento ou qualquer outro ato processual de defesa.

Consequências de erros no recebimento e análise de intimações.

Fique atento aos erros que podem ser cometidos até mesmo por advogados experientes.
Escritórios de advocacia recebem um grande volume de intimações. Quanto maior o número de processos em andamento, maior o número de notificações emitidas.

Por isso, é fundamental acompanhar de perto as intimações. A assertividade no recebimento e análise dos documentos é crucial para o desempenho do seu escritório.

Perda de prazos.

Um dos principais erros é não analisar corretamente o teor da intimação. Isso acontece especialmente quando a busca pelas intimações acontece de forma manual.

Nesse caso, o advogado pode negligenciar informações, identificar de forma equivocada o seu teor ou até mesmo os prazos relacionados. As consequências práticas podem ser muitas, incluindo a prescrição do prazo.

Atrasos.

Ao receber uma intimação, é fundamental que o advogado informe ao cliente o teor do documento. Algumas intimações não envolvem atos importantes, mas outras podem exigir das partes uma tomada de decisão.

Por isso mesmo, o advogado deve informar o cliente o mais rápido possível. A transparência é um dos deveres do profissional na prestação da assistência jurídica técnica.

Desorganização.

Já que estamos falando sobre as consequências dos erros, aqui está um dos que mais assombram os advogados quando se trata de intimações: a desorganização.

Quando o advogado comete erros no recebimento e / ou análise de intimações, a desorganização da sua rotina jurídica é uma das consequências. Afinal de contas, é preciso ter assertividade para planejar as tarefas que serão executadas.

Depois que um advogado recebe uma intimação, uma série de medidas precisa ser tomada. Pode ser necessário criar uma peça processual, como a de recursos, comparecer a uma audiência ou realizar qualquer outro ato requerido na intimação. E para que esses atos sejam realizados de forma adequada, a organização é indispensável.

Outras consequências dos erros ao lidar com intimações.

Vale a pena destacar que as consequências jurídicas de erros relativos a intimações, variam de acordo com a natureza da ação que tramita. Tudo vai depender da intimação e do seu conteúdo.

Por exemplo, algumas intimações possuem caráter mandamental. Nesse caso, o ato indicado é compulsório. Caso o advogado ou escritório deixem de cumprir o ato, ambos cometerão crime de desobediência.

Como você pode ver, os erros ao lidar com intimações podem gerar uma série de consequências negativas. Por isso, é importante pensar estratégias de recebimento, análise e acompanhamento de intimações que sejam assertivas e eficientes.

Agora que você já sabe o que fazer para melhorar o seu desempenho quando o assunto for organização, que tal investir em um sistema de automação para o seu escritório?

Para evitar problemas com a desorganização, por exemplo, a primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico para te ajudar. O Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD em 2008, é líder no segmento e foi pensado para modernizar o Direito e os escritórios de advocacia.

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Como evitar dores de cabeça com processos eletrônicos.

Equipe PROMAD on 17/05/2021

A ideia de “cuidar” de um escritório jurídico e acabar cercado por uma montanha de processos e pilhas de papel parece muito antiga, não é mesmo? Principalmente porque trabalhos burocráticos e repetitivos são um convite aos erros por desatenção da equipe.

Sabemos, por exemplo, que é muito comum escritórios perderem, confundirem ou negligenciarem prazos. Para evitar esses erros – que comprometem o sucesso dos processos – é importante automatizar processos como o monitoramento de intimações judiciais.

O que são processos eletrônicos.

Processo eletrônico é o processo no qual todas as peças processuais (petições, certidões, despachos etc.) são virtuais. Ou seja, as peças foram digitalizadas em arquivos para visualização por meio eletrônico. Assim, não há utilização de papel. Neste caso, diz-se que os autos do processo estão digitalizados.

Totalmente consolidado na rotina do advogado moderno, o processo eletrônico é um meio de facilitar o avanço das causas jurídicas, funcionando também como um agente de economia, tanto dos meios físicos (papel e equipes), quanto do seu valoroso tempo.

Comprometer o seu tempo para monitorar processos é sinônimo de desperdício de dinheiro.Embora, em tese, os processos eletrônicos devam ser mais simples de se acompanhar, um advogado que ainda os monitora um a um, certamente, está perdendo um tempo valioso. Sim, escalar um advogado para cuidar exclusivamente de processos eletrônicos é um erro. Isso acaba prejudicando a sua produtividade já que ele acaba ficando sem tempo para se dedicar as tarefas mais estratégicas do escritório, como estudos de causa, diálogo com clientes ou preparação de audiências.

Não dá para fazer tudo com a mesma qualidade e, quando você divide a atenção da sua equipe, questões fundamentais se perdem. A seguir, vamos apresentar algumas ideias para acabar com esse drama.

1 – Automatização desse tipo de procedimento.

O uso de um sistema que automatize a sua controladoria jurídica pode simplificar demais o acompanhamento dos processos jurídicos. Esse tipo de sistema é utilizado por vários escritórios e o seu com certeza pode se beneficiar também desse tipo de esforço.

2 – Definição de regras sobre o tema.

Um escritório de Direito precisa definir como vai funcionar o acompanhamento dos processos jurídicos, de fato. Isso porque se essas normas estão claras fica mais fácil para os advogados resolverem as questões e se manterem atentos.

Regras servem para simplificar situações, não para piorá-las, e quando elas estão estabelecidas fica mais fácil solucionar questões e tornar tudo mais compreensível e prático para quem está envolvido.

3 – Clareza sobre prioridades e prazos.

Essa prática também é bem importante. Quando uma empresa tem bem definidos os prazos e detalhes sobre cada processo, o advogado de cada causa fica sempre mais tranquilo, podendo focar no que realmente é relevante para que ele tenha os melhores resultados.

Sem isso fica muito complicado conseguir manter tudo nos eixos, com o devido cuidado e a atenção que as boas práticas de gestão exigem.

Sendo assim, se você quer que os processos jurídicos se mantenham bem acompanhados é fundamental abraçar a tecnologia, contar com regras específicas e definir prazos relacionados. Isso tudo vai te ajudar a chegar nos resultados necessários para o seu escritório de Direito.

Bom. Que tal um último conselho?

Investir em sistemas e programas de automação para o seu escritório sempre é uma boa ideia.

Agora que você já sabe o que fazer para evitar problemas com processos eletrônicos, a primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico para te ajudar. O Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD em 2008, é líder no segmento e foi pensado para modernizar o Direito e os escritórios de advocacia.

Atualmente, mais de 80 mil advogados em todo o Brasil utilizam o software. Pensado para cuidar da gestão de escritórios jurídicos, o Integra oferece, por exemplo, nos primeiros 30 dias do período da sua gratuidade, o TESTE GRÁTIS do serviço de captura de Intimações Eletrônicas (EPROC / PROJUDI / PJE).

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3 pequenas ações para as pessoas amarem trabalhar no seu negócio.

Equipe PROMAD on 13/05/2021

Você sabia que identificar os desafios da gestão de pessoas em um escritório de Direito é uma tarefa para lá de complexa?
Sim, até quem está no ramo há anos tem dificuldade para mapear o perfil de uma equipe e assim extrair dela o potencial máximo.

Mas, existem algumas ações simples que te ajudam a descobrir o que está dando certo ou errado na sua empresa quando se trata de gestão de pessoas. Se você gerencia um escritório ou empresa nesse segmento, as informações abaixo vão te ajudar.

A importância da gestão de pessoas.

Grandes empresas – nacionais e internacionais – sabem a importância de melhorar diária e continuamente a gestão de pessoas.

Entretanto, a gestão não é útil apenas para grandes corporações. Pequenos e médios empreendimentos também podem ganhar – e muito – ao melhorar seus processos internos e gerenciar melhor os seus ativos e recursos humanos.

Seja você CEO, estagiário ou um novo gerente, saber trabalhar com outras pessoas é importante para que o seu empreendimento cresça. Mas, antes de falarmos especificamente sobre as ações simples que você pode adotar para melhorar a gestão de pessoas, vale a pena entender o conceito e aplicação da gestão dentro de empreendimentos jurídicos.

O gerenciamento de pessoas é um tópico amplo, que abrange temas inerentes as empresas modernas como, por exemplo, a organização, a resolução de problemas e a produtividade dos colaboradores. Ou seja, a gestão contribui para despertar e desenvolver habilidades pessoais úteis para o negócio. Essas habilidades podem ser a comunicação, a proatividade, o senso de trabalho em equipe e o comprometimento para com as metas e objetivos.

Para manter as boas práticas na gestão de pessoas, algumas pequenas ações devem ser colocadas em prática no dia a dia do gestor. Veja agora quais são as principais e mais propositivas:

1. Escutar os colaboradores.

O bom gestor precisa estar sempre atento aos pormenores, manter o contato visual, as anotações e os seus apontamentos em dia.

Saber ouvir também é uma qualidade essencial para a função de gerenciamento e, essencialmente, se revela antes mesmo de você conversar com um funcionário. O gestor deve estar sempre com a mente aberta, não fazer julgamentos antecipados e nem tomar conclusões sem apurar fatos, adotando uma postura sempre diplomática em reuniões.

Então, uma das ações mais simples e eficientes para melhorar a gestão de pessoas é escutar verdadeiramente os colaboradores. Dessa forma, eles podem se sentir mais à vontade para interagir e participar ativamente.

2. Separe os problemas pessoais dos problemas organizacionais.

Muitas vezes os funcionários terão problemas e você deverá estar disponível para ajudar a encontrar soluções. No entanto, nem todos os problemas são criados no ambiente profissional.

São duas as causas gerais de um problema envolvendo funcionários e colaboradores: fatores pessoais e fatores organizacionais. Nem sempre é fácil identificar a fonte de um problema sem antes dialogar com a pessoa em questão.

Identificar se o problema é de ordem pessoal ou profissional é importante, na medida em que cada problema exige soluções diferentes. Não adianta, por exemplo, modificar o ambiente da empresa, se o problema tiver como origem o ambiente externo.

3. Entenda o propósito de cada funcionário.

Para se comunicar com os funcionários e ter empatia com eles, você precisa entender o que os atrai de verdade. Ou seja, o que os motiva a estar no escritório todos os dias e trabalhar. Esse é o propósito individual.

Quando o gestor se torna consciente do propósito, perspectivas e objetivos de cada um dos colaboradores, a gestão se torna muito mais intuitiva e personalizada.

Não é possível melhorar a gestão das pessoas sem escutá-las e saber o que as leva a sair de casa e passar horas e horas em um ambiente de trabalho. Ao entender o propósito de alguém, você é capaz de se conectar com essa pessoa.

Essas são as ações simples que podem ser implementadas para melhorar a gestão de pessoas no seu negócio jurídico.
Lembre-se de que os seus colaboradores e funcionários são os grandes responsáveis pelos resultados do seu negócio.

Entretanto, para poder dedicar algumas horas do seu dia às boas práticas da gestão de pessoas, você precisa estar com a sua rotina jurídica bem resolvida. Só assim a sua agenda vai poder absorver novos compromissos.

Agora que você leu mais sobre a importância das boas práticas da gestão de pessoas, já sabe por onde começar para organizar o seu escritório. Então não perca mais tempo e comece a automatizar as suas rotinas jurídicas.

O primeiro passo para adotar boas práticas de gestão é contar com um bom software jurídico no seu escritório. O Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD em 2008, é líder no segmento e foi pensado para aprimorar as suas rotinas.

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