Trocar de sistema jurídico sem dor de cabeça: como evitar armadilhas na hora da mudança
Migrar de software jurídico não precisa ser complicado. Veja como trocar de sistema com segurança, suporte completo e condições especiais no Mês do Advogado.
Armazenamento em nuvem: liberdade para advogar de onde quiser, com segurança e agilidade
Ganhe mobilidade e organização com o armazenamento em nuvem. Veja como essa solução pode transformar a rotina do seu escritório.
Diferença entre Publicações e Andamentos Processuais para um monitoramento integral
Publicações e andamentos processuais não são a mesma coisa e entender essa diferença é essencial para evitar falhas e perda de prazos. Enquanto as publicações formalizam intimações e exigem ação imediata, os andamentos mostram o ritmo interno dos processos. Automatizar o monitoramento de ambos é o caminho para uma gestão jurídica segura, eficiente e estratégica.
Terceirizar o financeiro do escritório de advocacia, eis a questão.
Uma boa gestão financeira é pré-requisito para o desenvolvimento de qualquer escritório jurídico. Sem uma administração eficiente das despesas e receitas, dificilmente o advogado consegue focar no que mais importa: advogar.
Por outro lado, a maioria dos advogados não tem familiaridade com questões envolvendo fluxo de caixa, gestão de investimentos, capital de giro, entre outros temas que são essenciais para a saúde financeira e o futuro do seu escritório. Para evitar problemas, muitos optam por terceirizar o financeiro com empresas especializadas.
Para conhecer as vantagens e desvantagens desta terceirização, continue a leitura.
Terceirizar o financeiro do escritório: SIM!
Retirar a responsabilidade da gestão financeira do escritório da sua agenda: esse é o principal motivo que leva o advogado a terceirizar a gestão financeira dos negócios. Assim, tanto o advogado quanto o seu time podem se focar no core business da advocacia.
Outro ponto positivo de contar com um profissional especializado é poder contar com uma consultoria especializada para ajudar o seu escritório a prosperar. Como os escritórios contábeis conhecem bem o tema, podem sempre ajudar os advogados a tomarem decisões mais assertivas em relação à administração dos negócios. Se o seu fluxo de caixa está no negativo, por exemplo, um especialista pode sugerir que o advogado prospecte novos clientes / casos.
Da mesma forma, com um profissional supervisionando o caixa e o fluxo de despesas e faturamento, fica mais difícil cometer deslizes como retirar dinheiro do caixa para resolver questões pessoais e outras práticas que comprometam a saúde financeira do negócio.
Terceirizar a gestão financeira do escritório: NÃO!
Terceirizar o financeiro do seu escritório pode ser muito positivo. Porém, é preciso ter cautela. Afinal, a gestão das finanças é um dos pilares que sustentam o negócio, logo ela precisa ser feita por profissionais tão capacitados quanto o seu time de advogados.
Além disso, a terceirização irá gerar custos e riscos. Lembre-se: você terá que disponibilizar dados e informações relevantes do seu negócio para alguém de fora. Perigoso, não é? Sim, o profissional que estará à frente da gestão financeira poderá cometer falhas ou, pior ainda, revelar-se uma pessoa de má índole.
Antes de contratar, avalie quem é o profissional, sua expertise e até o seu conhecimento com relação ao mercado jurídico. Os escritórios de advocacia têm uma série de peculiaridades que os distanciam de empresas tradicionais. Logo, quem vai lidar com o financeiro do escritório deve estar ciente disso.
O caminho do meio.
Você pode buscar alternativas para evitar os desgastes de cuidar da sua gestão financeira sozinho, ou ainda, de minimizar o risco de contratar um profissional que não promova os resultados esperados.
Uma das alternativas mais viáveis é automatizar a sua gestão financeira utilizando softwares jurídicos. Com um software jurídico você pode cuidar da gestão das finanças de forma simples: basta inserir as informações que o sistema se encarrega de arquivá-las com segurança para que você acesse a qualquer momento.
Hoje, a maioria dos escritórios opta por essa solução para ter mais agilidade na prestação dos serviços jurídicos. Afinal, com um software, tudo o que o advogado precisa fazer é inserir os números e alimentar o sistema com informação.
Por meio de interfaces especialmente desenvolvidas para isso, os programas efetuam até mesmo cálculos de fluxo de caixa, por exemplo, além de gerar relatórios importantes. Com o processamento de dados, o advogado tem uma ferramenta que pode ajudá-lo no processo de tomada de decisões.
Hoje existem softwares que são bem acessíveis e não representam nem a metade do custo de contratar um profissional. Isso sem falar na segurança dos dados, muito mais coesa e menos suscetível a falhas.
Terceirizar a gestão financeira representa riscos e vantagens. Por isso é necessário avaliar com cautela. De toda forma, essa é uma das questões que não deve ser deixada de lado, especialmente por advogados que sonham com um belo futuro para a sua banca.
Por isso, tenha em mente que perder tempo e dinheiro com falhas na sua rotina jurídica e gestão financeira devem ser assuntos do passado. Para organizar de vez a sua vida profissional, a primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico para te ajudar.
O Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD em 2008, é líder no segmento e foi pensado para cuidar da gestão de escritórios jurídicos, ajudando você, por exemplo, com o seu fluxo de caixa e cobrança de honorários.
Atualmente, mais de 80 mil advogados em todo o Brasil utilizam o software, que também oferece nos primeiros 30 dias do período da sua gratuidade, o serviço de captura de Intimações Eletrônicas (EPROC / PROJUDI / PJE).
Acesse www.promad.adv.br e conheça melhor o Integra, o software jurídico do advogado brasileiro.
Como cobrar clientes inadimplentes sem perder a compostura.
Cobrar clientes inadimplentes é um desafio para qualquer empresa, inclusive para os escritórios de advocacia. Quando é negligenciada pelo controle financeiro de um escritório, a inadimplência pode comprometer a qualidade dos serviços jurídicos e até levar o negócio a falência.
Contar com estratégias para lidar com clientes inadimplentes é essencial para a saúde financeira da sua banca e fundamental para garantir o futuro do seu negócio.
Portanto, se você está passando por alguma situação envolvendo clientes que não pagam seus honorários, vale a pena conferir as dicas desse artigo.
Demonstre empatia pela situação do cliente.
O maior desafio de cobrar um cliente inadimplente é: negociar e obter o pagamento sem comprometer o relacionamento de vocês. Lembre-se que conquistar um cliente não é uma tarefa fácil. Portanto, não desperdice todo o esforço feito na prospecção do cliente só porque ele ainda não te pagou.
Obviamente, existem casos e casos de inadimplência. Mas, quando não se trata de algo recorrente, é fundamental fazer um esforço para manter o relacionamento acima da dívida. Uma ótima maneira de fazer com que o cliente te pague e continue contratando os seus serviços é ser empático na abordagem. Procure entender o que está acontecendo e qual foi o motivo da inadimplência.
Na maioria das vezes, os clientes se tornam inadimplentes por fatores externos ao relacionamento profissional com o advogado. Por isso, quando o advogado demonstra empatia, a reação do cliente é buscar sanar o problema mais rapidamente e solucionar a questão.
Peça que o cliente apresente soluções e proponha um parcelamento.
Além de ter uma abordagem empática, peça que o cliente apresente soluções para o problema considerando sua atual capacidade financeira. Quando o cliente se vê diante da responsabilidade de encontrar uma solução, ele acaba se apropriando melhor do problema.
Tenha em mente que medidas mais drásticas como o protesto ou o ajuizamento de uma ação de cobrança podem ser mais caros e desgastantes do que cobrar uma dívida amigavelmente. Por isso, o melhor caminho é sempre buscar alternativas que sejam positivas para os dois lados.
Converse com o seu cliente e proponha o parcelamento da dívida. Essa alternativa costuma ser bastante eficaz e evita os desgastes das medidas mais drásticas.
Avalie a suspensão dos serviços ao cobrar clientes inadimplentes.
Muitos advogados, diante da inadimplência, optam por suspender os serviços jurídicos. No entanto, essa conduta deve ser analisada com cautela, justamente para não prejudicar o relacionamento com o cliente.
Em primeiro lugar, caso você opte por esse tipo de conduta, é fundamental que ela esteja prevista no contrato de honorários. Ou seja, desde o momento da contratação o cliente deve estar ciente que a inadimplência levará à suspensão imediata dos serviços.
Caso o cliente esteja passando por um momento de dificuldade financeira e a suspensão dos serviços jurídicos possa trazer mais problemas para ele, é recomendado que o advogado continue trabalhando pelo interesse do seu cliente. Isso reforça no cliente o sentimento de retribuição e o pagamento costuma ocorrer mais rápido.
Estabeleça uma régua de cobrança.
A cobrança é uma atividade que consome tempo e recursos do escritório. Por isso, é essencial ter um processo interno bem desenhado para lidar com esse tipo de situação, evitando que o desgaste seja ainda maior.
Uma régua de cobrança nada mais é do que um conjunto de condutas, ou ainda, um passo a passo para lidar com um cliente inadimplente. A régua estabelece como será a abordagem ao cliente, bem como os meios que serão utilizados.
A régua de cobrança também ajuda que a dívida não se alongue. A partir de cada etapa existe uma reação esperada do cliente e, caso ele não a cumpra, o escritório pode se preparar para medidas como o protesto ou mesmo a ação de cobrança.
Ter esse tipo de metodologia ajuda a organizar e automatizar o processo, evitando o desperdício de tempo e energia com a questão da inadimplência.
Por fim, além de conhecer as estratégias para cobrar clientes inadimplentes, você pode sempre considerar a contratação de uma empresa de cobrança. Terceirizar a cobrança, muitas vezes, é um investimento que compensa já que a prática costuma ser cansativa e consome muito o seu tempo.
A inadimplência não é um problema exclusivo dos escritórios de advocacia. Mas afeta a saúde financeira e a sustentabilidade como em qualquer outra empresa.
Por isso, tenha em mente que perder tempo e dinheiro com falhas na sua rotina jurídica e gestão financeira devem ser assuntos do passado. Para organizar de vez a sua vida profissional, a primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico para te ajudar.
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5 passos para evitar a inadimplência de honorários.
A inadimplência de honorários é um problema sério que afeta muitos escritórios de advocacia. Mais do que causar impactos negativos no orçamento, ela pode comprometer a qualidade dos serviços jurídicos e, no pior cenário, até promover o fechamento das portas do seu negócio.
Para lidar com esse problema, o advogado precisa ser estratégico e se apropriar de uma série de ações que já são amplamente utilizadas por algumas empresas e que garantem ótimos resultados. Quer saber como evitar a inadimplência de honorários? Então confira os 5 passos que vão auxiliar você nesta empreitada.
1. Tenha um bom contrato de honorários.
Expectativas não cumpridas e desentendimentos durante a prestação de serviços jurídicos também podem contribuir para a inadimplência. Questões como a cobrança de custas judiciais e diligências costumam gerar dúvidas entre clientes, além de muito descontentamento. Por isso, é essencial contar com um bom contrato de honorários que esclareça todos os aspectos da prestação de serviços, evitando frustração e a falta de pagamento.
Um bom contrato de honorários também é essencial para fixar datas. Isso ajuda a caracterizar a inadimplência de forma objetiva, evitando maiores discussões sobre a falta de pagamento. Muitos escritórios, infelizmente, negligenciam a importância de um contrato de honorários. Porém, se o seu objetivo é minimizar a inadimplência e até problemas futuros com clientes, esse documento deve fazer parte do dia a dia do seu escritório.
2. Diversifique as formas de pagamento.
Oferecer ao cliente alternativas para o pagamento é uma forma bastante eficaz de minimizar a inadimplência de honorários. Hoje, com o avanço da tecnologia, os advogados possuem uma série de recursos que vão desde a cobrança através de boletos, até os sistemas de transferências online.
Vale destacar que, durante muito tempo a OAB impunha restrições para métodos alternativos de pagamento. No entanto, hoje essa discussão foi superada e tanto o uso de boleto quando do cartão de crédito foram liberados. Permitir que o cliente realize o pagamento dos honorários de diferentes maneiras é sinal de comodidade e praticidade. Esta atitude, além de auxiliar no fim da inadimplência, costuma agradar a clientela.
3. Envie lembretes da fatura.
É muito comum encontrar casos em que a inadimplência de honorários foi causada pelo simples esquecimento do cliente. Hoje todo mundo leva uma vida corrida e cheia de compromissos, portanto, o esquecimento, muitas vezes acaba acontecendo. Um cliente esquecido, no entanto, pode trazer problemas para o seu escritório e prejudicar o seu fluxo de caixa.
Logo, enviar lembretes via e-mail ou SMS é uma forma simples e muito barata de minimizar a inadimplência e seus impactos negativos. Mesmo se tratando de uma medida simples, acredite, ela pode trazer excelentes resultados para o seu escritório.
4. Invista em bons canais de comunicação.
Um cliente que tem dúvidas sobre uma fatura ou sobre a cobrança de honorários dificilmente fará o pagamento em dia. Por isso, é fundamental facilitar a comunicação, oferendo ao cliente diferentes canais para que possa solucionar as suas dúvidas.
Utilizar sistemas digitais que enviam e-mails com boletos atualizados também é uma excelente saída. Assim, o pagamento se torna mais prático para os clientes e os valores são recebidos com agilidade pelo advogado.
5. Selecione seus clientes.
Diante de um mercado tão competitivo, nada mais natural que o advogado tenha medo de perder clientes. No entanto, é importante ter em mente que nem todos os clientes “valem a pena”. Em outras palavras, é preciso considerar a complexidade da causa, que impactará no tempo de retorno dos honorários.
Isso vale também no caso deste mesmo cliente se tornar inadimplente.
Ter um cadastro atualizado contendo todas as informações sobre pagamentos é essencial para que o advogado saiba quem são os clientes bons pagadores. Dispensar um cliente ou encaminhá-lo para outro profissional poupa tempo e desgastes desnecessários. Não esqueça: essa atitude pode ser fundamental para manter a qualidade na prestação de serviços.
A inadimplência não é um problema exclusivo dos escritórios de advocacia. Mas afeta a saúde financeira e a sustentabilidade como em qualquer outra empresa. Assim, cabe ao advogado ter o máximo de cautela para evitar a inadimplência de honorários e a sua recorrência.
Por isso, tenha em mente que perder tempo e dinheiro com falhas na sua rotina jurídica e gestão financeira devem ser assuntos do passado. Para organizar de vez a sua vida profissional, a primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico para te ajudar.
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Automatize a sua rotina jurídica com a ajuda da tecnologia.
Ambientes corporativos como os escritórios de advocacia, por exemplo, possuem uma série de ações que devem ser tomadas continuamente. Sendo assim, a ideia de automatizar tarefas repetitivas nos parece muito lógica. Nesse artigo, vamos te mostrar por que automatizar é preciso.
A importância da automatização no Direito.
Sem dúvida alguma, a perspectiva de automatizar as tarefas repetitivas sempre é positiva.
Ao automatizar os seus processos internos, um escritório de advocacia pode focar no que realmente importa: advogar. Dessa forma, o desenvolvimento dos processos, o atendimento qualificado ao cliente e a produtividade do escritório não serão mais prejudicados por ações rotineiras que ocupam o precioso tempo dos advogados.
Sendo assim, se pensarmos de forma clara, perceberemos o óbvio: a perspectiva de automatizar tarefas repetitivas, além de ser uma decisão sensata, representa mais faturamento.
Como automatizar o seu escritório.
Se pensarmos bem, o meio jurídico não fala muito sobre automatizar tarefas repetitivas e a maior parte dos profissionais já se acostumou a fazer tudo de maneira analógica.
Renunciar a certas rotinas e costumes pode soar incômodo para alguns, mas, considerando que os resultados a médio prazo são sempre mais consistentes, certamente, esse é um esforço que vale muito a pena.
Abaixo, vamos apontar algumas possibilidades para você que tem a intenção de automatizar tarefas repetitivas:
1 – Abrace a tecnologia sem medo.
Muitas pessoas resistem a premissa de automatizar tarefas repetitivas, porque muitos pensam que é problemático contar com a tecnologia para esse fim. Não é.
A tecnologia é uma facilitadora para quem busca as boas práticas de gestão, tanto que já existem muitos aplicativos e softwares específicos focados em automação de rotinas jurídicas e produtividade.
Portanto, você não precisa mais se ater em dar conta de tudo e pode dedicar o seu tempo ao que realmente importa na sua agenda.
2 – Mantenha a comunicação como foco.
Um dos problemas quando se trata de automatizar tarefas repetitivas é que no caso dos escritórios nem sempre fica claro quem vai cuidar de certas práticas, e como isso vai ser feito, evidentemente.
Portanto, é natural que haja confusão, principalmente quando falta comunicação. Tanto com os clientes, quanto dentro da empresa, a informação deve se sobrepor a todas as suas ações e atitudes. Tenha isso em mente porque, do contrário, automatizar os seus processos não vai trazer resultados e pode até representar mais dor de cabeça.
3 – Tenha claro quais são as prioridades.
A proposta de automatizar tarefas repetitivas não tira dos profissionais o dever de cuidar das coisas que realmente importam. Para tanto, defina as suas prioridades.
Conversar sobre o que é primordial para a empresa e sobre como cumprir essas demandas é o único caminho para que você se satisfaça com o que está oferecendo aos seus consumidores/clientes, seja qual for a sua área de atuação específica.
Se você deseja automatizar as tarefas repetitivas, tenha em mente o seguinte: conte com a tecnologia adequada, defina prioridades e estimule a comunicação. Do contrário, os seus resultados não serão de fato efetivos como você deseja e espera.
Agora que você já sabe o que precisa para automatizar a sua rotina jurídica, chegou a hora de investir em ferramentas para colocar isso em prática.
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