Como gerar indicadores de sucesso na advocacia?
Muitos advogados confundem tecnologia com mágica. Isso porque, acham que os softwares jurídicos trabalham sozinhos. Não é bem assim.
Para gerir informações dentro de qualquer software disponível no mercado, não basta apenas lançá-las no sistema. O advogado deve extrair as informações de forma que elas respondam perguntas como:
Quantos processos ativos tenho? Quantos clientes atendo por mês? Qual a rentabilidade do processo? Qual o meu percentual de captação de clientes?
Para ajudá-los a encontrar as respostas, divido com vocês uma técnica que trará vários insights sobre gestão e marketing: o Método SMART.
Criada em 1981 pelo americano George T Doran em um artigo publicado na Management Review Publication, a sigla inglesa SMART significa:
Specifc;
Measure;
Achievable;
Relevant;
Time-based.
Vamos explicitar aqui cada uma delas:
Specifc- Específico.
O indicador deve ser específico e focado no seu negócio. Pense em perguntas como:
Qual é o seu negócio? Qual a dor que o seu negócio resolve? Qual a tecnologia que pode auxiliar na solução do seu problema?
Assim, o indicador deve responder questionamentos do seu negócio para o seu cliente, sem ser genérico.
Por exemplo: um indicador que traz todas as audiências de um determinado período. Ele pode ser interessante, mas não responde a dor do cliente. Será necessário ser mais específico, dizendo que tipo de audiência (Inicial, UNA, Instrução, Inquirição Prévia de Testemunhas etc.), qual o resultado da audiência (indicador que evidencie um relatório da audiência) entre outros.
Measure – Mensurável.
Além de específico, o indicador deve ser mensurável em números, percentuais e unidade de medidas. Pense e repense quais os indicadores que você tem hoje? Quais as suas finalidades? Quais perguntas eles te respondem?
Destas respostas virão os números. Neste caso cabe um destaque: indicadores são mais do que números! Aprenda que um indicador ideal tem todos os elementos SMART e não apenas um deles.
Não se baseie na tomada de decisão apenas pelo mensurável. Medir sim, sempre. Porém, gerir e tomar decisões baseado apenas em números é um erro estratégico.
Achievable – Alcançável.
Para ser alcançável, o indicador deve cumprir o seu propósito de responder as perguntas as quais ele se propõe a medir e controlar.
Quando criamos os indicadores pensando na sua estratégia e nas perguntas que vai responder, este tópico fica simples, posto que para a informação se fazer alcançável, ela deve ser lançada previamente de forma pensada, desenhada.
O que nos remete aos exemplos já feitos e ao próximo item, uma vez que além de específico, mensurável e alcançável, ele deve ser relevante.
Relevant – Relevante.
Para ser relevante, o indicador deve ser pensado como a resposta das perguntas que impactam o negócio e o cliente do negócio.
Fazer um indicador para saber quantas réplicas o escritório fez pode não ser relevante. Quando vejo as réplicas como atividades de um colaborador, posso perceber relevância em quantidade de tempo, tarefas e aproveitamento do colaborador do negócio. Assim criei relevância ao indicador (embora o indicador de quantas foram feitas será executado no contencioso/processual e a análise como tarefa e tempo de elaboração pode ser por timesheet – outro módulo) o que nos mostra que analisar a relevância não é uma tarefa simplista.
Pense no indicador que está sendo criado, para quem está sendo criado, quais as premissas da sua criação e uso. Assim, ele terá os atributos necessários para ser relevante.
Time-based – Baseado no tempo.
O indicador não pode ser analisado solto no tempo. Portanto, fundamental estabelecer na estratégia o quesito tempo para que tenhamos resultados efetivos.
Por exemplo, saber quantos clientes foram conquistados nos últimos 3 meses é útil, mas dependendo da área de atuação e questões do mercado, você pode precisar de 6 meses para ter um retorno efetivo dos números, que podem estar mascarados por períodos de férias, recesso etc.
O lapso temporal para análise e contexto é um diferencial essencial para que o indicador atinja seus objetivos. Então, resumidamente, criar indicadores relevantes envolve diversas variáveis que merecem atenção redobrada.
Gostou das dicas? Em caso de dúvidas me coloco à disposição para conversarmos mais sobre o tema.
Até a próxima.
