Softwares jurídicos. Economize tempo e recursos utilizando a tecnologia como sua aliada.

Equipe PROMAD on 24/06/2021

Você sabe como um Software Jurídico e o seu orçamento se relacionam? Simples.

A alta competitividade do mercado jurídico transformou a otimização e modernização das rotinas jurídicas em pré-requisito para os escritórios. Além de promover impactos positivos no seu caixa, um software jurídico promove economia de insumos e de tempo, recursos que também refletem no orçamento.

Por isso, contar com uma estrutura enxuta e funcional se tornou essencial para os escritórios de advocacia. Continue a leitura e descubra como um software jurídico impacta no seu bolso e torna mais econômica a estrutura do seu escritório.

Economia de equipamentos e TI.

É verdade que existem muitos softwares jurídicos no mercado. Porém, eles não são iguais. Algumas tecnologias mais antigas exigem equipamentos e técnicos de informática especializados para que o sistema continue funcionando. E isso, naturalmente, gera custos ao advogado.

Hoje, no entanto, os softwares mais modernos ficam armazenados na nuvem, dispensando a necessidade de hardwares e de técnicos, o que traz economia para o escritório. Além disso, a manutenção fica por conta do fornecedor, contribuindo para a estrutura enxuta que comentamos anteriormente.

Para utilizar esses softwares, tudo o que o advogado precisa é um dispositivo conectado à internet. Além do acesso em computadores e laptops, a maioria também permite o acesso remoto, possibilitando que o advogado tenha todas as informações que necessita sobre processos e clientes de qualquer lugar, por meio de um tablet ou smartphone.

Otimização e modernização de rotinas jurídicas: porque tempo é dinheiro.

Todo advogado sabe que tempo é dinheiro. Afinal, a maioria dos profissionais cobra seus honorários com base nas horas trabalhadas pelo cliente e sabe que tempo é um recurso valioso.

No entanto, todo escritório conta com uma série de rotinas que, se não forem automatizadas, podem consumir muito tempo e comprometer a agilidade dos serviços jurídicos. Um dos maiores benefícios de um software jurídico é a automatização de práticas de suporte, fazendo com que o advogado tenha mais tempo para focar no que realmente é necessário.

Essa economia, obviamente, impacta no orçamento do escritório. Afinal, com mais tempo, o advogado pode prospectar mais e fazer crescer a sua carta de clientes.

Economia de papel.

Você já parou para calcular quanto o seu escritório gasta com impressões e papel?

Muitos advogados não se atentam a este tipo de despesa, no entanto ela pode trazer enormes prejuízos para o orçamento. Além de não incentivar o uso do papel e as práticas manuais, os escritórios devem apostar em uma boa gestão de documentos, possibilitando que o acesso a eles seja totalmente digital. Isso diminui a necessidade de impressões e do uso do papel. Assim, o seu bolso e a natureza agradecem.

Com um software jurídico é possível economizar em papel e impressões, gerando uma bela economia no orçamento.

Ter uma estrutura enxuta e funcional é uma tendência para a maioria das empresas. E os escritórios de advocacia não escapam desse modelo. Para quem ainda não apostou na tecnologia como uma boa aliada, fica a dica: vale muito a pena fazer um teste.

Agora que você já sabe o que precisa para investir em mais tecnologia para o seu escritório de advocacia, está na hora de tomar uma atitude.

A primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico para seu escritório. O Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD em 2008, é líder no segmento e foi pensado para aprimorar a organização das suas rotinas jurídicas.

Atualmente, mais de 80 mil advogados em todo o Brasil utilizam o software. Pensado para cuidar da gestão de escritórios jurídicos, o Integra te ajuda, por exemplo, com a agenda, o fluxo de caixa, captura de intimações de sistemas eletrônicos entre outras funcionalidades.

Acesse www.promad.adv.br e conheça melhor o Integra, o software jurídico do advogado brasileiro.

Robôs X Produtividade no Direito. Automatizar é preciso.

Equipe PROMAD on 21/06/2021

Ambientes corporativos – como os escritórios de advocacia – contam com uma série de ações que precisam ser tomadas continuamente, e nesse sentido a ideia de automatizar tarefas repetitivas soa bastante lógica. Abaixo analisaremos mais essa possibilidade.

Entenda por que automatizar é importante.

De várias maneiras, a perspectiva de automatizar tarefas repetitivas é positiva. Embora muitos do ramo do Direito não levem isso a sério a verdade é que, de fato, todos os advogados deveriam investir em automação.

De forma geral, esse tipo de atitude faz com que um escritorio de advocacia foque no que realmente importa, que é o desenvolvimento dos processos e o atendimento qualificado ao cliente. Se ações rotineiras ocupam tempo do advogado é claro que ele produz menos.

Sendo assim, se pensarmos de forma realmente clara, perceberemos o óbvio: a perspectiva de automatizar tarefas repetitivas faz com que seu escritório lucre mais.

Como os advogados podem automatizar rotinas jurídicas?

Essa é uma pergunta importante. Se pensarmos bem, não se fala muito sobre automatizar tarefas repetitivas e a maior parte dos profissionais se acostumou a fazer tudo de maneira analógica.

Renunciar a certas rotinas e costumes pode soar incômodo para alguns profissionais, mas considerando que os resultados serão sempre mais consistentes em comparação ao modo analógico, certamente, esse é um esforço válido.

Portanto, se você que tem a pretensão de automatizar a sua rotina jurídica, fique atento as seguintes dicas:

1 – Utilize sem medo as tecnologias voltadas ao Direito.

A resistência em relação a premissa de automatizar tarefas repetitivas existe. Mas, sentimos informar, é infundada.

A tecnologia é uma facilitadora para quem tem a pretensão de fazê-lo, e hoje existem meios voltados para o setor jurídico que tornam tudo mais fácil e prático para os profissionais atuantes.

Existem muitos aplicativos ou softwares desenvolvidos para atender o mundo do Direito.
O foco dessas ferramentas é sempre a produtividade e evitar que os advogados percam tempo e energia realizando tarefas de menor relevância.

2 – Mantenha a sua comunicação em foco.

Um dos problemas quando se trata de automatizar tarefas repetitivas é que, no caso dos escritórios, nem sempre fica claro quem vai cuidar de certas práticas, e como isso vai ser feito de forma prática.

É natural que haja confusão, mas ela só persiste quando não existe comunicação interna. Tanto com os clientes, quanto dentro da empresa, a comunicação deve se sobrepor a todas as suas ações e atitudes. Isso é fundamental para automatizar a sua rotina.

Portanto, defina os gestores / colaboradores que irão te ajudar a implantar as automações na empresa.

3 – Deixe claro quais são as suas prioridades.

A proposta de automatizar tarefas repetitivas não libera os profissionais da missão de cuidar do que realmente importa. Portanto, escolha bem as suas prioridades.

Conversar sobre o que é primordial para a empresa e sobre como cumprir essas demandas é o único caminho para que você se satisfaça com o que está oferecendo aos seus clientes, seja qual for a sua área de atuação específica.

Dito isto, se você pretende automatizar tarefas repetitivas, lembre-se: conte com a tecnologia adequada, defina prioridades e comunique-se. A sua rotina jurídica agradece.

Agora que você já sabe por onde começar, está na hora de investir na automatização das rotinas jurídicas.

Portanto, conte com um bom software jurídico no seu escritório. O Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD em 2008, é líder no segmento e foi pensado para aprimorar as suas rotinas.

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Inimigos da produtividade. Conheça os ralos de tempo dos advogados.

Equipe PROMAD on 17/06/2021

Você provavelmente já foi prejudicado por eles de forma intensa, e talvez nem tenha percebido. Os ralos de tempo do advogado atrapalham demais a sua produtividade e, não raramente, são a razão da sua frustração profissional. Descubra por quê.

Porque os ralos de tempo atrapalham os advogados.

Um profissional que pretende aumentar a produtividade e evitar a procrastinação, necessita escapar dos chamados “ralos de tempo do advogado”, que acabam atrapalhando o seu foco e, por consequência, as suas ações.

Todo profissional de direito sabe que tempo é dinheiro. Um advogado que almeja ótimos ganhos, precisa de tempo hábil para conquistar clientes e manter a concentração nos seus processos.

Sem concentração, não há eficiência, carreira e planejamento que aguentem. Tudo isso afeta o crescimento de um profissional e/ou escritório.

Como se prevenir dos ralos de tempo do advogado.

Para evitar a procrastinação e alavancar a produtividade é fundamental que os seus profissionais fujam dos ralos de tempo. Para que isso seja realmente possível, inicialmente, você precisa identificar onde o seu tempo de trabalho está sendo consumido.

Essa consciência foge da maioria de nós, verdade seja dita, mas a seguir vamos apontar as questões que você precisa compreender e que vão te ajudar a preencher de uma vez por todos os espaços que interferem na sua produção. Por exemplo:

a. Acompanhamento de Processo.

Tarefa que toma uma energia enorme dos profissionais de Direito sendo, com toda a certeza, um dos ralos de tempo do advogado mais significativos. Se você não conta com ferramentas que acelerem esse processo, tem que fazer tudo de maneira analógica.

Assim, não é difícil se atrapalhar com alguma informação ou perder um prazo processual, ainda que seja um indivíduo atento e preparado. Afinal, lidar com tanta demanda sem um apoio extra pode ser bem difícil.

b. Excesso de Trabalho.

Obviamente, é sempre bom ter trabalho entrando no escritório. Mas, por outro lado, quanto mais atividade, mais complicado fica cuidar da agenda. Se um advogado está lotado de trabalho, indubitavelmente, os resultados dele tendem a ser piores. E não porque ele é um mal profissional, mas porque está sobrecarregado.

O profissional que tem trabalho demais prejudica a si mesmo com a alta demanda, além de atrapalhar os seus clientes e o seu escritório. Por isso, o equilíbrio da pauta e da distribuição das tarefas cabe sempre aos responsáveis do escritório.

Equalizar essas demandas para que ninguém fique sem trabalho e nem sobrecarregado é fundamental.

c. Foco em Áreas Variadas.

Um dos maiores ralos de tempo do advogado tem relação direta com o fato dele querer abraçar várias áreas de atuação ao mesmo tempo, tendo que ser um especialista em direito civil, penal, de família, trabalhista e todos os afins.

Dessa forma, ninguém consegue desenvolver causas com a devida atenção. Mais uma vez, profissional, cliente e escritório saem prejudicados, causas se perdem e derrotas se acumulam.

Portanto, para que um advogado desenvolva o seu potencial máximo e atenda aos clientes de forma personalizada e completa, os seus ralos de tempo precisam ser detectados e eliminados.

Para encerrar, vale lembrar que essa análise deve ser realizada de acordo com a realidade do seu negócio. Só assim você será capaz de encontrar os seus pontos fracos e tomar as medidas necessárias para aumentar a sua produtividade.

Agora que você já sabe o que precisa para eliminar os ralos de tempo do advogado está na hora de agir.

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Erros humanos que podem ser evitados com o uso de Inteligência Artificial no Direito.

Equipe PROMAD on 14/06/2021

O termo “inteligência artificial” costuma causar um certo receio no mercado de trabalho. No Direito não é diferente. Mas a verdade é que o recurso é um excelente aliado no combate aos erros humanos e ao desperdício de tempo. Veja por quê:

Existem diferenças entre o uso de Automação e Inteligência Artificial no Direito.

É interessante pontuar esse tema. Para muita gente tudo é a mesma coisa, fato que já se provou ser um contundente equívoco. A Automação e a Inteligência Artificial são práticas bem diferentes.

Um escritório de advocacia normalmente trabalha com a automação de procedimentos rotineiros, como acompanhamento de processos e intimações. A ideia é simplificar a rotina dos profissionais envolvidos, para que eles foquem nos seus clientes e em suas causas.

A questão é que não podemos chamar essa ideia de inteligência artificial no Direito, porque não há aqui um raciocínio por parte da máquina, mas sim sistemas que aprendem a funcionar de acordo com as suas orientações prévias e que não decidem nada sozinhos.

O que é, de fato, Inteligência Artificial no Direito.

É basicamente uma ferramenta que toma as decisões pelo advogado dentro dos procedimentos de um escritório de advocacia. Há, portanto, racionalização de questões por parte das máquinas e dos sistemas envolvidos.

A ideia é tornar o trabalho mais eficiente e mais funcional, oferecendo aos clientes (e a empresa que os advogados representam) ganhos substanciais. A questão que fica é a seguinte: que tipo de erros humanos esse tipo de I.A. seria capaz de exterminar?

1 – Erros em Contratos.

Esse é um dos pontos que acaba sendo resolvido com a Inteligência Artificial no Direito. Uma vez que você abraça essa opção, consegue resultados bem melhores e mais substanciais nesse tipo de peça.

Isso porque é comum que os erros humanos em Contratos (digitação, informações incorretas etc.) passem batidos, especialmente quando a demanda do escritório é gigantesca. A I.A. pode ser programada para focar nesses pontos e fazer uma análise criteriosa deles. Assim, os problemas com contratos mal elaborados estão com os dias contados.

2 – Equívocos em Peças Processuais.

O apoio da I.A. na confecção e revisão de Peças Processuais também é uma maneira eficaz de otimizar o tempo e simplificar as várias questões relacionadas a tarefa.

A Inteligência Artificial no Direito também pode ajudar os advogados nesse quesito.

Com uma máquina capacitada para desenvolver esse trabalho de forma criteriosa, o advogado pode ficar focado no que realmente importa: advogar.

3 – Os advogados não precisam temer a Inteligência Artificial.

A I.A. chegou para tornar o trabalho dos advogados mais eficaz em termos de resultado, já que a tecnologia não é afetada por problemas pessoais, cansaço ou problemas de saúde, por exemplo. Logicamente, um bom advogado será sempre fundamental para cuidar das diversas etapas dos processos e causas. E isso nenhuma máquina jamais será capaz de fazer, por mais que a tecnologia avance.

Sendo assim, se os temores causados pela Inteligência Artificial se baseiam no medo de empregabilidade (ou da falta dela), fique sossegado. A I.A. só está aí para aplacar os erros humanos mais comuns e garantir resultados de qualidade aos clientes e escritórios de advocacia.

Agora que você sabe um pouco mais sobre a Inteligência Artificial na Advocacia, está na hora de investir na automatização das rotinas jurídicas.

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Como medir a produtividade na advocacia.

Equipe PROMAD on 10/06/2021

Por muito tempo, a ideia de medir a produtividade na advocacia parecia impossível.
O fato de submeter advogados a esse tipo de pressão, logicamente, contribuiu para essa prática demorar a conquistar adeptos nos escritórios de advocacia.

A seguir, vamos te mostrar que não se trata de pressionar, mas sim, de permitir que os advogados construam melhores versões de si mesmos.

Porque é necessário analisar a produtividade na advocacia.

Como qualquer outra empresa, um escritório de Direito depende de resultados para se manter. Se os resultados não vêm é natural e compreensível fazer uma análise bem criteriosa da produtividade na advocacia.

Esse processo exige marcadores específicos para a análise, e conhecê-los pode ser primordial de muitas formas. Veja por quê:

Entenda quais são os marcadores para a produtividade na advocacia.

Sem marcadores bem delineados, fica difícil compreender a sua produtividade de maneira objetiva. Isso porque, discussões subjetivas, na prática, não nos levam a lugar algum.

Precisamos elencar parâmetros para analisar o que está acontecendo num escritório.
Sem eles, você vai ficar percebendo os resultados ruins ou insatisfatórios, mas sem obter uma compreensão verdadeira dos motivos que os trazem à tona.

Para melhorar é sempre importante diagnosticar, ainda que ter um diagnóstico (seja ele qual for) nem sempre soe como algo agradável ou feliz.

Dito isto, vamos apresentar os principais marcadores para que se compreenda enfim, como medir a produtividade na advocacia.

– Margem de lucro: é a partir dela que começa a compreensão sobre tudo estar indo bem ou mal. Vale a pena analisar a partir da retirada dos seus custos fixos, para que você entenda quanto de fato o escritório de advocacia ganhou com as ações. Definir um período para analisar também acaba sendo bem necessário;

– Apontamento de horas: com os apontamentos, você obtém uma noção mais esclarecida da produtividade na advocacia, porque aí é possível compreender se, de fato, os seus esforços no seu tempo de trabalho foram recompensados ou se, em algum momento, houve uma perda;

– Satisfação dos clientes: encontrar formas de permitir que os clientes manifestem o seu gosto (ou desgostos) pelos serviços com certeza é um bom marcador de produtividade. Afinal, se ele está feliz significa que de alguma maneira o escritório ganhou, mas se ele está revoltado ou chateado tudo muda de figura;

– Custo dos processos: entender quanto custaram os processos e se isso foi mais ou menos em conta para o público, pode te ajudar a ajustar as suas expectativas e a compreender o que está acontecendo na empresa.

E, para concluir, é importe lembrar que: adotar um controle mais criterioso da produtividade da sua equipe costuma deixar alguns colaboradores infelizes e isso pode gerar uma certa instabilidade no seu clima organizacional. Entretanto, os resultados acabam compensando esse incomodo inicial e, aos poucos, os indicadores de produtividade farão parte da sua rotina.

Agora que você sabe um pouco mais sobre a importância de medir e promover a produtividade na advocacia, já pode colocar a teoria em prática. O primeiro passo é investir na automatização das rotinas jurídicas.

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Boas práticas de gestão: 5 dicas para escritórios de advocacia.

Equipe PROMAD on 07/06/2021

Escritórios que acreditam nas boas práticas de gestão e as colocam em prática, estão fadados ao sucesso. Quanto mais organização, mais rendimento profissional.

Mas como os advogados podem melhorar a gestão de seus escritórios e empreendimentos?

Nesse artigo vamos dar algumas dicas de gestão para advogados que buscam mais eficiência e assertividade para o seu dia a dia. São algumas estratégias simples, mas que funcionam de verdade.

1. Delegação de tarefas.

Uma das principais estratégias de gestão para advogados é delegar tarefas. Tentar fazer tudo sozinho pode ser complicado e nada produtivo. No dia a dia de trabalho, o advogado precisa lidar com diversas tarefas, muitas delas burocráticas e que podem ser delegadas.

Por isso, vale a pena se perguntar se você é o único que pode realizar uma tarefa ou se ela pode ser executada por outra pessoa. Nesse segundo caso, não pense duas vezes antes de delegar. Advogados geralmente contam com o suporte de estagiários, associados, secretárias e outros colaboradores.

Mas delegue para as pessoas certas, para ter a certeza de que o trabalho será bem-feito – e dentro do prazo.

2. Controle de fluxo de caixa.

Quando falamos em gestão para escritórios e empresas, devemos considerar as entradas e saídas.

O fluxo de caixa de um empreendimento diz muito sobre a sua saúde financeira.

Você, como advogado, também precisa fazer o controle de fluxo de caixa. Fique de olho nas entradas e saídas, acompanhe a receita do seu escritório e compare os resultados obtidos.

Dessa forma você será capaz de fazer uma gestão baseada na realidade do seu negócio. Essa estratégia é excelente para quem deseja crescer no mercado, atender a mais clientes, aumentar o faturamento e lucrar mais.

3. Agendas virtuais.

Advogados estão constantemente lidando com prazos, compromissos e uma rotina repleta de afazeres. Lidar com tudo isso sem um controle automático pode ser exaustivo.

Você pode até tentar anotar todos os seus compromissos em um papel ou em um documento no computador, mas isso dificilmente será produtivo. Então, como acompanhar todos os seus compromissos sem se perder?

As agendas virtuais oferecem uma solução. Elas funcionam de forma integrada com diversos dispositivos, como computadores, celulares e tabletes. Com o Google Agenda, por exemplo, é possível salvar compromissos e criar alertas automáticos.

4. Tenha um dia sem reuniões.

Essa é uma estratégia simples que pode revolucionar a maneira como você trabalha.

Escolha um dia na sua semana de trabalho para NÃO marcar reuniões. Não importa se é uma conferência ou mesmo encontros com clientes, esse dia deve ser focado em tarefas internas, conclusão de tarefas urgentes, responder e-mails e outras atividades.

As reuniões geralmente são necessárias, mas quando realizadas com frequência podem acabar comprometendo o rendimento. Elas provocam distrações e rompem a sua sequência habitual do trabalho.

5. Explore a tecnologia.

A tecnologia é um dos grandes aliados dos advogados quando o assunto é gestão.

Atualmente, existem diversos recursos que podem ser empregados para transformar a rotina de trabalho e melhorar os resultados obtidos.

Entre essas tecnologias, destacam-se as ferramentas de automatização. Você sabia que a maioria das tarefas e processos burocráticos que você realiza diariamente, de forma manual, podem ser executados de forma automática?

Com sistemas e programas de automação para escritórios e empresas jurídicas é possível ganhar tempo e produtividade. Essas ferramentas permitem acompanhar processos, receber e ler intimações, estabelecer alarmes, delegar tarefas e muito mais.

Viu só? Aplicando todas as dicas acima você será capaz de melhorar a gestão do seu escritório ou empresa.

Agora que você já sabe por onde começar para implantar as boas práticas de gestão no seu escritório, a primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico para te ajudar.

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Automatize a sua rotina jurídica com a ajuda da tecnologia.

Equipe PROMAD on 03/06/2021

Ambientes corporativos como os escritórios de advocacia, por exemplo, possuem uma série de ações que devem ser tomadas continuamente. Sendo assim, a ideia de automatizar tarefas repetitivas nos parece muito lógica. Nesse artigo, vamos te mostrar por que automatizar é preciso.

A importância da automatização no Direito.

Sem dúvida alguma, a perspectiva de automatizar as tarefas repetitivas sempre é positiva.

Ao automatizar os seus processos internos, um escritório de advocacia pode focar no que realmente importa: advogar. Dessa forma, o desenvolvimento dos processos, o atendimento qualificado ao cliente e a produtividade do escritório não serão mais prejudicados por ações rotineiras que ocupam o precioso tempo dos advogados.

Sendo assim, se pensarmos de forma clara, perceberemos o óbvio: a perspectiva de automatizar tarefas repetitivas, além de ser uma decisão sensata, representa mais faturamento.

Como automatizar o seu escritório.

Se pensarmos bem, o meio jurídico não fala muito sobre automatizar tarefas repetitivas e a maior parte dos profissionais já se acostumou a fazer tudo de maneira analógica.

Renunciar a certas rotinas e costumes pode soar incômodo para alguns, mas, considerando que os resultados a médio prazo são sempre mais consistentes, certamente, esse é um esforço que vale muito a pena.

Abaixo, vamos apontar algumas possibilidades para você que tem a intenção de automatizar tarefas repetitivas:

1 – Abrace a tecnologia sem medo.

Muitas pessoas resistem a premissa de automatizar tarefas repetitivas, porque muitos pensam que é problemático contar com a tecnologia para esse fim. Não é.

A tecnologia é uma facilitadora para quem busca as boas práticas de gestão, tanto que já existem muitos aplicativos e softwares específicos focados em automação de rotinas jurídicas e produtividade.

Portanto, você não precisa mais se ater em dar conta de tudo e pode dedicar o seu tempo ao que realmente importa na sua agenda.

2 – Mantenha a comunicação como foco.

Um dos problemas quando se trata de automatizar tarefas repetitivas é que no caso dos escritórios nem sempre fica claro quem vai cuidar de certas práticas, e como isso vai ser feito, evidentemente.

Portanto, é natural que haja confusão, principalmente quando falta comunicação. Tanto com os clientes, quanto dentro da empresa, a informação deve se sobrepor a todas as suas ações e atitudes. Tenha isso em mente porque, do contrário, automatizar os seus processos não vai trazer resultados e pode até representar mais dor de cabeça.

3 – Tenha claro quais são as prioridades.

A proposta de automatizar tarefas repetitivas não tira dos profissionais o dever de cuidar das coisas que realmente importam. Para tanto, defina as suas prioridades.

Conversar sobre o que é primordial para a empresa e sobre como cumprir essas demandas é o único caminho para que você se satisfaça com o que está oferecendo aos seus consumidores/clientes, seja qual for a sua área de atuação específica.

Se você deseja automatizar as tarefas repetitivas, tenha em mente o seguinte: conte com a tecnologia adequada, defina prioridades e estimule a comunicação. Do contrário, os seus resultados não serão de fato efetivos como você deseja e espera.

Agora que você já sabe o que precisa para automatizar a sua rotina jurídica, chegou a hora de investir em ferramentas para colocar isso em prática.

A primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico para seu escritório. O Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD em 2008, é líder no segmento e foi pensado para aprimorar a organização do seu escritório.

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Boas práticas de gestão: o seu escritório é à prova de falhas de caráter?

Equipe PROMAD on 31/05/2021

Se você almeja as boas práticas de gestão, implementar uma política de compliance é fundamental para a sua empresa desenvolver as suas atividades com segurança.
Mas, na prática, como você pode desenvolver um processo de compliance?

Apesar de esse ser um tema muito discutido, poucas pessoas sabem como aplicar a compliance em seus empreendimentos. Por isso, separamos nesse artigo algumas dicas sobre essa prática tão falada.

Veja abaixo algumas formas para você encaixar a compliance na sua rotina jurídica.

Desenvolvendo um processo de compliance.

Se você gerencia um empreendimento jurídico, criar um programa de compliance poderá te ajudar a crescer no mercado.

No geral, compliance significa estar em conformidade com as normas, leis, regulamentos, políticas e diretrizes estabelecidas para o negócio e as atividades do seu segmento. Bem como, evitar, detectar e tratar quaisquer desvios ou inconformidades nos seus processos internos.

O objetivo é identificar vulnerabilidades e traçar estratégias para prever e solucionar problemas. Na atualidade, cada vez mais empresas estão começando a rever suas políticas e processos internos.

Parâmetros gerais para a compliance.

Em qualquer contexto, o programa de compliance começa com uma referência de conformidade. A lei determina o que deve ser observado pela empresa, dependendo do setor onde ela atua, do número de funcionários e outros fatores.

Além das normas estabelecidas por um País, podem existir outros regulamentos que influenciam nas políticas internas de uma empresa. Por exemplo, muitos padrões de qualidade internacionais podem afetar nos processos de um empreendimento.

Para empresas que atuam no segmento jurídico, a compliance deve observar com rigor as normas estabelecidas pela Ordem dos Advogados do Brasil. Isso é válido especialmente para escritórios jurídicos.

Logo, para desenvolver um processo de compliance, é preciso observar as leis, as normas e qualquer outra diretriz que esteja relacionada ao seu negócio. Esse será o ponto de partida para definir uma política de conformidade.

Passo a passo para desenvolver um processo de compliance.

O procedimento para a implantação da compliance é diferente em cada empresa, tendo em vista o contexto organizacional, as políticas já implementadas e outros fatores. No entanto, alguns passos gerais podem ser seguidos.

1. Documentação das políticas e procedimentos por escrito.

A existência de políticas e procedimentos claros por escrito contribuem para a uniformização dentro da sua empresa.

Quando todos os colaboradores podem identificar informações relevantes, bem documentadas e oficializadas, a comunicação se torna muito mais clara, eficiente e transparente.

2. Criação a supervisão do programa.

Não basta desenvolver um processo de compliance, é preciso que ele seja supervisionado de perto. Por isso é importante determinar quem supervisionará, monitorará e aplicará o programa de conformidade.

Dessa forma é possível acompanhar os resultados obtidos, verificar se a compliance está sendo aplicada e se os novos padrões e políticas estão sendo eficientes.

3. Treinamento e capacitação dos funcionários.

Ao desenvolver um processo de compliance é preciso levar em consideração a cultura organizacional.

Mudar as políticas, implementar sistemas automatizados e rever as medidas de prevenção contra riscos é importante.

No entanto, é de suma importância que os profissionais do seu escritório recebam orientações claras e precisas sobre o novo formato de trabalho.

Funcionários de todos os níveis precisam entender as expectativas e os padrões do programa de compliance. Implemente um programa de treinamento que comunique claramente os novos padrões a serem observados dentro da empresa.

4. Definição de ações corretivas.

Um dos objetivos de desenvolver um processo de compliance é evitar que erros aconteçam. Estar em conformidade com normas, leis e regulamentos é importante para prestar serviços de qualidade e confiabilidade.

No entanto, é possível que erros aconteçam – principalmente se estivermos falando de erros humanos. Por isso, a política de compliance deve prever medidas e ações corretivas, voltadas para solucionar, de forma imediata, qualquer inconformidade.

Seguindo os passos e orientações acima é possível desenvolver um processo de compliance. Dessa forma o seu negócio poderá atuar no mercado com muito mais segurança e responsabilidade.

Agora que você já sabe por onde começar para implementar uma política de compliance no seu escritório, a primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico para te ajudar.

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Atualmente, mais de 80 mil advogados em todo o Brasil utilizam o software. Pensado para cuidar da gestão de escritórios jurídicos, o Integra te ajuda, por exemplo, com a agenda, o fluxo de caixa, captura de intimações de sistemas eletrônicos entre outras funcionalidades.

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Controladoria. Como aumentar a lucratividade do seu escritório.

Equipe PROMAD on 27/05/2021

Apesar de toda a nobreza e empatia envolvidas na profissão, escritórios de Direito também precisam visar o lucro. Caso contrário, fica difícil sobreviver no mercado. Existem algumas práticas desenvolvidas para ajudar os escritórios a capitalizar clientes e renda, entre elas, a Controladoria, tema abordado nesse artigo.

Entenda por que a Controladoria é fundamental.

A Controladoria proporciona aos advogados atuações mais funcionais e efetivas. Só por esse fato, aplicar a Controladoria no seu escritório já seria uma excelente ideia. Só que você também pode aumentar os ganhos da sua empresa.

Sim. Não é exagero dizer que a controladoria pode trazer mais lucro para um negócio, ainda que a maior parte dos escritórios de Direito não compreendam esse fato. Talvez por falta de informação. São muitas as maneiras de impulsionar o seu faturamento e, a seguir, vamos citar algumas:

1 – Priorize o que realmente importa.

Existem diversas rotinas em escritórios de advocacia que tomam muito tempo dos profissionais, afastando-os do que realmente importa: advogar e conquistar novos clientes.

Quando advogados ficam muito presos a burocracias e rotinas jurídicas, a lucratividade obviamente cai, por mais esforçados e dedicados que os seus funcionários possam ser.

Permitir que o advogado possa ter tempo e cabeça para atuar em seu potencial pleno, certamente, vai garantir que os ganhos do escritório melhorem dia a dia.

2 – Atenção na administração do seu negócio.

Outro trunfo da Controladoria para te ajudar a exercer uma advocacia mais lucrativa é o perfil administrativo da ferramenta. Esse advento colabora para uma análise mais competente de todo o trabalho feito e de como ele deve seguir.

Além disso, boa parte do trabalho mais corporativo do escritório é assumido justamente pela Controladoria, que acaba possibilitando que as equipes trabalhem de forma mais consistente com o passar do tempo.

3 – Mantenha o controle total das suas tomadas de decisões.

Um dos problemas que afetam Escritórios de Direito é a falta de controle por parte de seus responsáveis. Não basta apenas delegar tarefas, você precisa acompanhar o fluxo da pauta do início ao fim.

Com o advento da Controladoria é perfeitamente possível contar com indicadores que tornem toda a sua gestão mais eficiente. Quando estuda os seus indicadores de produtividade, objetivos, honorários e custos básicos, um escritório economiza tempo e dinheiro.

Por mais que pareça bobagem, à primeira vista, a verdade é que sem esse tipo de análise mais aprofundada e cuidadosa, qualquer empreendimento pode ruir. Sim, o universo jurídico não está imune a crises.

A advocacia mais lucrativa não se deve necessariamente a questão de ter os melhores profissionais no seu time.

Em muitos casos, isso até é importante, mas é igualmente fundamental ser apoiado por sistemas que tragam eficácia. E é isso que a controladoria jurídica representa.

Podemos concluir então que perder tempo com falhas na rotina jurídica não pode mais ser algo que faça parte da sua agenda. Para organizar de vez a sua vida profissional, a primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico para te ajudar.

O Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD em 2008, é líder no segmento e foi pensado para modernizar o Direito e os escritórios de advocacia.

Atualmente, mais de 80 mil advogados em todo o Brasil utilizam o software. Pensado para cuidar da gestão de escritórios jurídicos, o Integra oferece, por exemplo, nos primeiros 30 dias do período da sua gratuidade, o TESTE GRÁTIS do serviço de captura de Intimações Eletrônicas (EPROC / PROJUDI / PJE).

Acesse www.promad.adv.br e conheça melhor o Integra, o software jurídico do advogado brasileiro.

Cuidado. Delegue para pessoa errada e ponha tudo a perder.

Equipe PROMAD on 24/05/2021

Os estagiários são parte fundamental no dia a dia de um escritório de advocacia.
Quanto maior a demanda, maior a necessidade de colaboradores que conheçam temas jurídicos com propriedade.

No entanto, existem algumas coisas que seu estagiário não deve fazer nunca. São pequenos erros que podem acabar comprometendo a atuação do advogado, gerando transtornos e danos muitas vezes irreversíveis.

Nesse artigo, vamos listar algumas dessas coisas que o seu estagiário não deve fazer. Além disso, daremos algumas dicas para que esses erros não aconteçam dentro do seu escritório ou empresa jurídica.

Analisar de forma incorreta as intimações.

As intimações são documentos que informam as partes sobre a realização de algum ato jurídico.
Pode ser um ato processual que já foi realizado ou um ato judicial futuro, como uma audiência, por exemplo.

Por isso, existem tipos diferentes de intimações. Cada um deles exige dos profissionais do direito alguma diligência, seja notificar o cliente, seja interpor um recurso, seja se preparar para a audiência ou produzir provas.

Seja como for, as intimações apresentam diversos dados que devem ser analisados com muito cuidado. Uma das coisas que o seu estagiário não deve fazer é justamente analisar de forma incorreta as intimações recebidas.

Com o grande volume de intimações, especialmente se você atende vários clientes, os erros humanos podem se tornar uma realidade. É importante que os estagiários sejam capazes de filtrar as informações e focar no que realmente importa.

Não verificar as tarefas a serem executadas a partir da intimação.

A lista de coisas que o seu estagiário não deve fazer está repleta de erros que podem ser evitados.

Um deles é não verificar as tarefas a serem executadas a partir da intimação.

Se o seu estagiário está responsável por traçar as estratégias e diligências que devem ser tomadas, ele deve fazer isso com bastante responsabilidade.

Muitas intimações não exigem nenhuma ação por parte dos advogados, mas outras exigem – e isso faz toda a diferença.

Se o cliente for intimado a fazer um pagamento, por exemplo, caberá ao advogado tomar a melhor decisão para o caso. Deixar de realizar uma ação pode gerar multas e outras penalidades, comprometendo a prestação da assistência jurídica técnica.

Contar os prazos da intimação incorretamente.

Para finalizar a nossa relação de coisas que o seu estagiário não deve fazer, trazemos um dos erros mais prejudiciais para escritórios e empresas jurídicas: a contagem incorreta dos prazos das intimações.

As intimações geralmente apresentam prazo para que a parte se manifeste. Esses prazos devem ser obedecidos, sob pena de descumprimento e prescrição.

Ou seja, caso a parte não se manifeste, algum direito pode prescrever pela perda do momento processual adequado. Logo, o estagiário deve tomar cuidado redobrado na hora de analisar os prazos presentes em uma intimação.

Essas são algumas das coisas que o seu estagiário não deve fazer. Todos sabemos que o estagiário é fundamental para uma série de tarefas dentro do escritório.

No entanto, ele também está sujeito a cometer erros que podem ser prevenidos por meio de práticas mais responsáveis. Afinal de contas, erros podem ser muito nocivos para empreendimentos jurídicos. Mas você pode reduzir drasticamente a presença de falhas na sua rotina jurídica. Como? Comece investindo em um sistema de automação para o seu escritório.

A primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico para te ajudar. O Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD, em 2008, é líder no segmento e foi pensado para modernizar o Direito e os escritórios de advocacia.

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