Sim, os documentos são os protagonistas na rotina de qualquer escritório de advocacia.

No entanto, a convivência nem sempre pacífica com o excesso de papel fez com que muitos advogados buscassem a digitalização como solução. E, em pouco tempo, muitos profissionais perceberam que transferir a desorganização física para o ambiente online não soluciona a questão.

É justamente por isso que a gestão de documentos vem ganhando cada vez mais espaço no dia a dia dos escritórios. Ter um banco de documentos é uma forma de otimizar a rotina e ganhar em produtividade. Portanto, se você ainda não tem o seu banco de documentos e não conhece todos os seus benefícios, confira as dicas desse artigo.

O que é um banco de documentos?

Nem todos os advogados sabem o que é um banco de documentos. Assim, antes de conhecer os benefícios propriamente ditos, vale entender do que se trata esse recurso.

Um banco de documentos nada mais é do que um espaço digital para armazenamento e organização de documentos. Nele, mais do que guardar seus arquivos, é possível acessar de maneira simples e rápida todos os dados que o advogado precisa.

Outra vantagem desse recurso é que os documentos podem ser usados de forma simultânea, o que facilita o trabalho em equipe dentro do escritório.

Mais do que armazenar documentos de clientes, um banco de documentos também serve para guardar modelos elaborados pelo próprio escritório, o que otimiza a redação de peças jurídicas.

Existem diversas formas de se construir um banco de documentos. O advogado pode tanto fazê-lo de forma manual, por meio de digitalização e organização em um sistema próprio, ou usar softwares jurídicos que já contam com essa funcionalidade e têm todos os recursos que os escritórios precisam para a gestão de documentos.

Benefícios de ter um banco de documentos.

Existem diversos benefícios de adotar um banco de documentos no dia a dia do seu escritório. Abaixo, vamos tratar de alguns deles. Confira:

Você não perde tempo procurando documentos.

Diversos estudos já apontaram o óbvio: profissionais chegam a perder cerca de 50% do seu tempo apenas buscando informações. Nessas estatísticas, logicamente, encontram-se os escritórios de advocacia.

Como todo advogado sabe, tempo é dinheiro. Por isso, se o seu time de advogados perde muito tempo tentando apenas encontrar os documentos necessários para trabalhar, pode ter certeza: o seu escritório está deixando de faturar.

É essencial que o advogado tenha acesso fácil e rápido a todos os documentos que necessita para realizar as suas atividades. Tempo é um recurso tão precioso quanto dinheiro e não deve ser desperdiçado com a busca de documentos.

Otimize a redação de peças jurídicas.

Escrever uma peça jurídica não é uma tarefa fácil. Mas ela pode ser ainda mais demorada se você não contar com os modelos certos para realizar o seu trabalho.

Com um banco de documentos, você pode armazenar modelos de peças elaborados pelo seu próprio time de advogados. Além de serem utilizados como uma referência para os colegas, os modelos auxiliam na otimização desta tarefa para todo os colaboradores, poupando tempo e recurso humano.

Facilite o trabalho em equipe. Um estagiário está fazendo um relatório de andamento do processo, enquanto o advogado está escrevendo uma peça jurídica para o mesmo caso. Ambos precisam da pasta do cliente, mas alguém terá que esperar… Esse tipo de situação gera desperdício de tempo e compromete a produtividade.

Com um banco de documentos, tanto o advogado quanto o estagiário poderiam acessar o mesmo documento de forma simultânea, sem que isso prejudicasse o andamento do trabalho de cada um. Logo, um banco de documentos facilita o trabalho em equipe e favorece a agilidade e produtividade do time.

Economia, sustentabilidade e segurança.

A gestão digital de documentos acarreta melhorias não só de ordem econômica e produtiva para o seu escritório. Sim, a natureza também agradece esta atitude. Além de gerar uma economia direta nas contas pelo desuso do papel e demais suprimentos do escritório, a redução do descarte desse tipo de material é também uma forma de poupar o planeta.

E, para completar, você conta com a segurança que só a tecnologia dos bancos de documentos pode oferecer: seus arquivos estão disponíveis na nuvem. Isso significa que eventuais danos físicos que o seu escritório ou seus computadores possam sofrer, não comprometerão os seus documentos.

Documentos podem se transformar em um grande problema nos escritórios de advocacia, especialmente por conta do alto volume. Portanto, contar com as ferramentas certas é essencial para quem quer evitar perder tempo, dinheiro, produtividade e competitividade.

Por isso, quem ainda não conhece ou não usa um software jurídico, precisa conhecer e testar urgentemente novos modelos de gestão de documentos.

Pesquise e avalie qual é a ferramenta mais adequada para o seu escritório e pense bem sobre o assunto antes de investir em tecnologia para o seu escritório de advocacia.

Agora, se você nos permite uma sugestão, que tal experimentar o Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD para aprimorar a organização das rotinas jurídicas?

Atualmente, mais de 80 mil advogados em todo o Brasil utilizam o software. Pensado para cuidar da gestão de escritórios jurídicos, o Integra te ajuda, por exemplo, com a agenda, o fluxo de caixa, captura de intimações de sistemas eletrônicos entre outras funcionalidades.

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