Boas práticas de gestão: 5 dicas para escritórios de advocacia.

Equipe PROMAD on 07/06/2021

Escritórios que acreditam nas boas práticas de gestão e as colocam em prática, estão fadados ao sucesso. Quanto mais organização, mais rendimento profissional.

Mas como os advogados podem melhorar a gestão de seus escritórios e empreendimentos?

Nesse artigo vamos dar algumas dicas de gestão para advogados que buscam mais eficiência e assertividade para o seu dia a dia. São algumas estratégias simples, mas que funcionam de verdade.

1. Delegação de tarefas.

Uma das principais estratégias de gestão para advogados é delegar tarefas. Tentar fazer tudo sozinho pode ser complicado e nada produtivo. No dia a dia de trabalho, o advogado precisa lidar com diversas tarefas, muitas delas burocráticas e que podem ser delegadas.

Por isso, vale a pena se perguntar se você é o único que pode realizar uma tarefa ou se ela pode ser executada por outra pessoa. Nesse segundo caso, não pense duas vezes antes de delegar. Advogados geralmente contam com o suporte de estagiários, associados, secretárias e outros colaboradores.

Mas delegue para as pessoas certas, para ter a certeza de que o trabalho será bem-feito – e dentro do prazo.

2. Controle de fluxo de caixa.

Quando falamos em gestão para escritórios e empresas, devemos considerar as entradas e saídas.

O fluxo de caixa de um empreendimento diz muito sobre a sua saúde financeira.

Você, como advogado, também precisa fazer o controle de fluxo de caixa. Fique de olho nas entradas e saídas, acompanhe a receita do seu escritório e compare os resultados obtidos.

Dessa forma você será capaz de fazer uma gestão baseada na realidade do seu negócio. Essa estratégia é excelente para quem deseja crescer no mercado, atender a mais clientes, aumentar o faturamento e lucrar mais.

3. Agendas virtuais.

Advogados estão constantemente lidando com prazos, compromissos e uma rotina repleta de afazeres. Lidar com tudo isso sem um controle automático pode ser exaustivo.

Você pode até tentar anotar todos os seus compromissos em um papel ou em um documento no computador, mas isso dificilmente será produtivo. Então, como acompanhar todos os seus compromissos sem se perder?

As agendas virtuais oferecem uma solução. Elas funcionam de forma integrada com diversos dispositivos, como computadores, celulares e tabletes. Com o Google Agenda, por exemplo, é possível salvar compromissos e criar alertas automáticos.

4. Tenha um dia sem reuniões.

Essa é uma estratégia simples que pode revolucionar a maneira como você trabalha.

Escolha um dia na sua semana de trabalho para NÃO marcar reuniões. Não importa se é uma conferência ou mesmo encontros com clientes, esse dia deve ser focado em tarefas internas, conclusão de tarefas urgentes, responder e-mails e outras atividades.

As reuniões geralmente são necessárias, mas quando realizadas com frequência podem acabar comprometendo o rendimento. Elas provocam distrações e rompem a sua sequência habitual do trabalho.

5. Explore a tecnologia.

A tecnologia é um dos grandes aliados dos advogados quando o assunto é gestão.

Atualmente, existem diversos recursos que podem ser empregados para transformar a rotina de trabalho e melhorar os resultados obtidos.

Entre essas tecnologias, destacam-se as ferramentas de automatização. Você sabia que a maioria das tarefas e processos burocráticos que você realiza diariamente, de forma manual, podem ser executados de forma automática?

Com sistemas e programas de automação para escritórios e empresas jurídicas é possível ganhar tempo e produtividade. Essas ferramentas permitem acompanhar processos, receber e ler intimações, estabelecer alarmes, delegar tarefas e muito mais.

Viu só? Aplicando todas as dicas acima você será capaz de melhorar a gestão do seu escritório ou empresa.

Agora que você já sabe por onde começar para implantar as boas práticas de gestão no seu escritório, a primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico para te ajudar.

O Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD em 2008, é líder no segmento e foi pensado para aprimorar a rotina dos escritórios de Direito.

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Boas práticas de gestão: o seu escritório é à prova de falhas de caráter?

Equipe PROMAD on 31/05/2021

Se você almeja as boas práticas de gestão, implementar uma política de compliance é fundamental para a sua empresa desenvolver as suas atividades com segurança.
Mas, na prática, como você pode desenvolver um processo de compliance?

Apesar de esse ser um tema muito discutido, poucas pessoas sabem como aplicar a compliance em seus empreendimentos. Por isso, separamos nesse artigo algumas dicas sobre essa prática tão falada.

Veja abaixo algumas formas para você encaixar a compliance na sua rotina jurídica.

Desenvolvendo um processo de compliance.

Se você gerencia um empreendimento jurídico, criar um programa de compliance poderá te ajudar a crescer no mercado.

No geral, compliance significa estar em conformidade com as normas, leis, regulamentos, políticas e diretrizes estabelecidas para o negócio e as atividades do seu segmento. Bem como, evitar, detectar e tratar quaisquer desvios ou inconformidades nos seus processos internos.

O objetivo é identificar vulnerabilidades e traçar estratégias para prever e solucionar problemas. Na atualidade, cada vez mais empresas estão começando a rever suas políticas e processos internos.

Parâmetros gerais para a compliance.

Em qualquer contexto, o programa de compliance começa com uma referência de conformidade. A lei determina o que deve ser observado pela empresa, dependendo do setor onde ela atua, do número de funcionários e outros fatores.

Além das normas estabelecidas por um País, podem existir outros regulamentos que influenciam nas políticas internas de uma empresa. Por exemplo, muitos padrões de qualidade internacionais podem afetar nos processos de um empreendimento.

Para empresas que atuam no segmento jurídico, a compliance deve observar com rigor as normas estabelecidas pela Ordem dos Advogados do Brasil. Isso é válido especialmente para escritórios jurídicos.

Logo, para desenvolver um processo de compliance, é preciso observar as leis, as normas e qualquer outra diretriz que esteja relacionada ao seu negócio. Esse será o ponto de partida para definir uma política de conformidade.

Passo a passo para desenvolver um processo de compliance.

O procedimento para a implantação da compliance é diferente em cada empresa, tendo em vista o contexto organizacional, as políticas já implementadas e outros fatores. No entanto, alguns passos gerais podem ser seguidos.

1. Documentação das políticas e procedimentos por escrito.

A existência de políticas e procedimentos claros por escrito contribuem para a uniformização dentro da sua empresa.

Quando todos os colaboradores podem identificar informações relevantes, bem documentadas e oficializadas, a comunicação se torna muito mais clara, eficiente e transparente.

2. Criação a supervisão do programa.

Não basta desenvolver um processo de compliance, é preciso que ele seja supervisionado de perto. Por isso é importante determinar quem supervisionará, monitorará e aplicará o programa de conformidade.

Dessa forma é possível acompanhar os resultados obtidos, verificar se a compliance está sendo aplicada e se os novos padrões e políticas estão sendo eficientes.

3. Treinamento e capacitação dos funcionários.

Ao desenvolver um processo de compliance é preciso levar em consideração a cultura organizacional.

Mudar as políticas, implementar sistemas automatizados e rever as medidas de prevenção contra riscos é importante.

No entanto, é de suma importância que os profissionais do seu escritório recebam orientações claras e precisas sobre o novo formato de trabalho.

Funcionários de todos os níveis precisam entender as expectativas e os padrões do programa de compliance. Implemente um programa de treinamento que comunique claramente os novos padrões a serem observados dentro da empresa.

4. Definição de ações corretivas.

Um dos objetivos de desenvolver um processo de compliance é evitar que erros aconteçam. Estar em conformidade com normas, leis e regulamentos é importante para prestar serviços de qualidade e confiabilidade.

No entanto, é possível que erros aconteçam – principalmente se estivermos falando de erros humanos. Por isso, a política de compliance deve prever medidas e ações corretivas, voltadas para solucionar, de forma imediata, qualquer inconformidade.

Seguindo os passos e orientações acima é possível desenvolver um processo de compliance. Dessa forma o seu negócio poderá atuar no mercado com muito mais segurança e responsabilidade.

Agora que você já sabe por onde começar para implementar uma política de compliance no seu escritório, a primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico para te ajudar.

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Sistematização de processos judiciais: como montar fichas de clientes e processos de forma eficiente.

Equipe PROMAD on 29/04/2021

O dia a dia de um escritório de advocacia envolve uma série de atividades diferentes.

Gestão de processos, clientes e pessoas se misturam às tarefas do financeiro e do administrativo. Por este motivo, se o advogado não contar com um bom sistema para organizar a sua rotina e, sobretudo, não souber como montar fichas de clientes de forma eficiente, as chances do seu dia a dia se transformar em um caos são enormes.

Além das boas práticas de administração, o advogado precisa dar uma atenção extra ao controle de prazos e andamento dos processos. Afinal, são eles que interessam aos clientes.

Sendo assim, uma sistematização de processos judiciais eficiente começa com boas fichas de processos. Se você não sabe como montá-las e anda perdendo prazos por conta disso, vale a pena conferir as dicas abaixo.

1. Registre todos os dados do cliente e mantenha as fichas atualizadas.

Manter o contato ativo com o cliente é fundamental, especialmente se você pretende fidelizar a sua cartela. Assim, prestar informações atualizadas aos clientes sobre o andamento dos seus processos deve fazer parte da rotina do escritório.

Para que essa prática funcione, é fundamental que na ficha do processo o advogado anote todos os dados relevantes de contato, como CPF/CNPJ, endereço, telefone e e-mails. De tempos em tempos, também é fundamental que o advogado atualize o cadastro, garantindo assim que as informações de interesse do cliente cheguem até ele.

Utilizar um software jurídico, onde esses dados já estão prontos na própria ficha do processo, agiliza não apenas a consulta de dados como também a integração dessas informações com a comunicação e o financeiro, por exemplo. Isso facilita a gestão e garante que o advogado se livre de atividades burocráticas do escritório para se focar diretamente no seu negócio.

2. Registre todos os dados do processo e o andamento.

Muitos advogados perdem prazos porque confiam demais na memória, ou em anotações e post its. Para evitar esse erro grave, o advogado deve anotar tudo nas fichas de processo. A cada visita ao fórum ou a cada publicação, o advogado deve ter o cuidado de transcrever ou resumir as informações mais relevantes relativas ao andamento processual.

Outro cuidado que deve ser tomado diz respeito aos números e dados do processo. É preciso atenção na hora do registro, para não cometer erros de digitação que podem dificultar o acesso às informações.

3. Registre os contatos com o cliente.

Todos os contatos com o cliente também devem ser registrados na ficha de processos. Isso facilita o gerenciamento em equipe e permite que o atendimento do escritório ganhe mais uniformidade e profissionalismo. Imagine o descontentamento de um cliente que quer saber sobre o seu processo, porém o advogado que o atende anda atarefado com outras atividades do escritório e não consegue falar com ele.

Toda equipe do escritório deve ser assessorada para oferecer informações básicas que esclareçam as dúvidas dos clientes. Com um controle rigoroso das fichas de processos, essa prática poderá ser instaurada no escritório.

4. Controle a movimentação processual.

Atualmente, os advogados já possuem uma série de recursos para receber notificações acerca do andamento dos seus processos. O Sistema Push dos Tribunais de Justiça, por exemplo, já é um velho conhecido dos profissionais.

Com o atual processo digital, a tendência é que, cada vez mais, a notificação eletrônica se torne parte do dia a dia do advogado. Por isso, o profissional deve tomar todas as medidas como cadastros e obtenção do certificado digital para que possa ficar em dia com o andamento de seus processos.

Ter um software jurídico integrado aos sistemas dos tribunais é um dos recursos que facilita bastante a vida do advogado, conferindo mais agilidade no seu dia a dia. Esse tipo de ferramenta automatiza o andamento nas fichas de processo, fazendo com que o dia a dia do advogado seja muito mais simples.

Ter as fichas de processos e a sistematização de processos judiciais é o primeiro passo para uma boa prestação de serviços jurídicos e uma boa produtividade no escritório.

Bom, se você ainda não havia pensado em automação de rotinas e sistematização de processos judiciais, essa pode ser uma boa razão para o seu dia a dia ter se transformando em um caos.

Estar atento a tecnologia no Direito, sem sombra de dúvida, ajuda o seu escritório a prosperar.

Portanto, agora que você já sabe que as deficiências de gestão são inimigas da sua rotina jurídica, a primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico no seu escritório.

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Software jurídico e economia: como a tecnologia pode impactar no seu bolso.

Equipe PROMAD on 25/03/2021

Você saberia dizer como um Software Jurídico e o seu Orçamento se relacionam? Simples. Além de promover impactos positivos no caixa do escritório, um software jurídico promove economia de insumos e de tempo, recursos que também refletem no orçamento.

A alta competitividade do mercado jurídico transformou a otimização e modernização das rotinas jurídicas em pré-requisito para os escritórios. Contar com uma estrutura enxuta e funcional se tornou essencial para os escritórios de advocacia e, por isso, é fundamental apostar na tecnologia como uma aliada do seu financeiro.

Continue a leitura e descubra como um software jurídico impacta no seu bolso e torna mais econômica a estrutura do seu escritório.

Economia de equipamentos e TI.

É verdade que existem muitos softwares jurídicos no mercado. Porém, eles não são iguais. Algumas tecnologias mais antigas exigem equipamentos e técnicos de informática especializados para que o sistema continue funcionando. E isso, naturalmente, gera custos ao advogado.

Hoje, no entanto, os softwares mais modernos ficam armazenados na nuvem, dispensando a necessidade de hardwares e de técnicos, o que traz economia para o escritório. Além disso, a manutenção fica por conta do fornecedor, contribuindo para a estrutura enxuta que comentamos anteriormente.

Para utilizar esses softwares, tudo o que o advogado precisa é um dispositivo conectado à internet. Além do acesso em computadores e laptops, a maioria também permite o acesso remoto, possibilitando que o advogado tenha todas as informações que necessita sobre processos e clientes de qualquer lugar, por meio de um tablet ou smartphone.

Otimização e modernização de rotinas jurídicas: porque tempo é dinheiro.

Todo advogado sabe que tempo é dinheiro. Afinal, a maioria dos profissionais cobra seus honorários com base nas horas trabalhadas pelo cliente e sabe que tempo é um recurso valioso.

No entanto, todo escritório conta com uma série de rotinas que, se não forem automatizadas, podem consumir muito tempo e comprometer a agilidade dos serviços jurídicos. Um dos maiores benefícios de um software jurídico é a automatização de práticas de suporte, fazendo com que o advogado tenha mais tempo para focar no que realmente é necessário.

Essa economia, obviamente, impacta no orçamento do escritório. Afinal, com mais tempo, o advogado pode prospectar mais e fazer crescer a sua carta de clientes.

Economia de papel.

Você já parou para calcular quanto o seu escritório gasta com impressões e papel?

Muitos advogados não se atentam a este tipo de despesa, no entanto ela pode trazer enormes prejuízos para o orçamento. Além de não incentivar o uso do papel e as práticas manuais, os escritórios devem apostar em uma boa gestão de documentos, possibilitando que o acesso a eles seja totalmente digital. Isso diminui a necessidade de impressões e do uso do papel. Assim, o bolso e a natureza agradecem.

Com um software jurídico é possível economizar em papel e impressões, gerando uma bela economia no orçamento.

Ter uma estrutura enxuta e funcional é uma tendência para a maioria das empresas. E os escritórios de advocacia não escapam desse modelo. Para quem não apostou na tecnologia como uma boa aliada, vale a pena fazer um teste.

Estar atento a tecnologia no Direito, sem sombra de dúvida, ajuda o seu escritório a prosperar.

Agora que você já sabe por onde começar de um basta nas suas deficiências de gestão, abrace de vez as boas práticas e economize tempo e dinheiro.

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O segredo dos escritórios mais bem sucedidos da advocacia brasileira.

Equipe PROMAD on 25/01/2021

A gestão de escritórios jurídicos permite que eles sejam realmente bem-sucedidos, mas dependendo de como ela for feita os resultados não serão os melhores. Nesse artigo você vai encontrar informações que te ajudarão nesses processos. Confira.

Porque esse modelo de gestão é necessário.

Quem pensa que a gestão de escritórios jurídicos não é tão importante se engana. Isso porque são vários os pontos que tornam essa ferramenta primordial.

Sem gestão fica impossível cuidar do agendamento dos clientes e do cumprimento de prazos específicos, bem como manter na ponta do lápis as receitas e as despesas do negócio.

Além disso, a padronização das rotinas acaba sendo impossível sem um gerenciamento eficaz. As ações dos colaboradores também não são realmente possíveis de se averiguar sem esse tipo de gestão de escritórios jurídicos.

Mas, como adotar um modelo de gestão ideal para o seu escritório? É sobre isso que falaremos agora.

Foco constante na performance e nos resultados.

Entenda: só o amor pelo Direito não fará a sua empresa de advocacia decolar. Entendê-la como um negócio e ter metas bem definidas é primordial.

Para isso é necessário levar a sério uma série de iniciativas. O planejamento das atividades, o estudo de estratégias, a definição de um público ideal e o marketing jurídico são apenas algumas delas.

Outro ponto: forme uma equipe produtiva e capacitada, investindo em comunicação e em gerenciamento das finanças e dos tributos. Além disso, invista já em soluções como:

Uso da tecnologia.

A tecnologia é fundamental para que uma empresa de advocacia e os seus profissionais não atrasem os seus prazos de entrega de documentos, não percam documentos, audiências e nem outros compromissos relacionados.

Quando se tem muito trabalho para dar conta fica difícil lembrar de tudo e manter nossa agenda organizada. Nesse sentido, a adoção de ferramentas novas pode ser um divisor de águas.

O uso da computação em nuvem, de videoconferências e a mobilidade corporativa estão entre alguns elementos importantes para que o seu negócio corresponda às expectativas dos clientes.

Adote um nicho de mercado específico.

A otimização de um negócio passa também pela escolha de um público-alvo direcionado. “Atirar para todos os lados” não é garantia de lucratividade e essa compreensão obrigará o seu negócio a tomar um caminho específico.

O direito civil, previdenciário, trabalhista, de família, do consumidor, da tecnologia da informação, ambiental e penal são algumas das possibilidades, mas existem várias outras para empreender.

O fundamental é que o seu escritório demonstre entender o quão primordial é ter uma área de atuação muito bem delineada. Sem isso, a organização da empresa e a obtenção de resultados ficam comprometidos.

Melhore a comunicação interna e externa.

Para que a gestão de um escritório jurídico funcione bem, a sua comunicação (interna e externa) precisa ser excelente. Dentro da empresa todos devem se comunicar de forma funcional e rápida. Isso vale também para a relação entre advogados e clientes.

Esse é, inclusive, um dos grandes desafios de qualquer empresa, mas, uma vez que ele for superado, todos os seus ganhos serão maiores, entre eles, mais casos e clientela satisfeita.

Obviamente a gestão do escritório jurídico não acontece rapidamente. Por isso, você deve promover esforços constantes para mantê-la bem estabelecida. O que é fato, no entanto, é que quando o ideal de gerenciamento entra no seu negócio ele dificilmente sai.

Estar atento as deficiências de gestão é o que vai fazer o seu negócio prosperar. Agora que você já sabe por onde começar de um basta nas deficiências de gestão do seu escritório e comece a colher os frutos das boas práticas.

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As deficiências de gestão mais comuns em escritórios jurídicos.

Equipe PROMAD on 14/01/2021

A ideia de que escritórios de advocacia também convivem com deficiências em sua gestão pode assustar muita gente, mas não deveria. Falhas na gestão empreendedora são comuns em muitas empresas, inclusive no Direito.

Por isso, reconhecer as próprias falhas é a atitude que se espera de quem preza e almeja as boas práticas de gestão.

Só assim você poderá se prevenir de problemas futuros. A seguir, vamos apresentar algumas das falhas recorrentes que impedem os escritórios de alcançarem a capacidade de atendimento tão cobiçada por clientes e proprietários.

Entenda por que um escritório de Direito não pode sobreviver com deficiências de gestão.

Enquanto algumas empresas no Direito fazem sucesso outras simplesmente fracassam, mesmo tendo ótimos profissionais e boas ideias. Isso tem a ver com as falhas básicas de gerenciamento, que precisam ser evitadas a todo custo.

Na sequência, apontaremos as falhas mais constantes, e que exigem atenção especial dos advogados.

Conheça as principais deficiências de gestão no Direito.

Como falamos previamente, pode parecer exagero achar que as deficiências de gestão prejudicam um escritório de advocacia, mas isso acontece com frequência, lamentavelmente.

Conhecer o que é necessário fazer para uma empresa desse porte não se prejudicar certamente é um bom caminho rumo ao sucesso. A seguir apontaremos os principais equívocos quando se trata de Gestão do Direito. Vale a pena você dar uma olhada, porque essas informações talvez poupem o seu escritório de passar por momentos complicados.

Falta de compreensão do mercado.

Isso é fundamental para qualquer empresa de Direito. Entender as correntes diretas e indiretas do ramo e captar as tendências que estão em alta pode ser um meio de se destacar diante da concorrência, e a ausência desse tipo de compreensão certamente está entre as deficiências de gestão;

Falta de foco específico.

O Direito é muito amplo. Tanto que é um erro achar que você será realmente capaz de abarcar todos os seus ramos e subdivisões. Seu escritório de advocacia precisa ter um foco específico para ser minimamente funcional, e essa pode ser a diferença entre ele ser bem sucedido ou fracassar;

Falta de conhecimento sobre o cliente.

Isso mesmo. Uma das deficiências de gestão mais comuns no Direito é que muitos advogados e escritórios não conhecem nem os clientes que já o contrataram, tão pouco os que talvez contratem. Essa compreensão do público-alvo é, sem dúvida, um diferencial em termos de resultados substanciais;

Falta de uma estratégia de prospecção para conquistar clientes.

Esse é outro problemão bem comum quando estamos falando de um escritório de advocacia. Escritórios funcionais e que almejam novos patamares mantém um time – ou pelo menos um colaborador – focados na prospecção de novos consumidores para os seus serviços. Com o mercado cada vez mais concorrido, quem não se organizar nesse sentido, certamente, não se manterá no jogo.

Falta de fidelização do público.

Cliente conquistado não é sinônimo de missão cumprida. O cliente não vai consumir os seus serviços para sempre e, dependendo das circunstâncias, não vai te indicar para os amigos. Para conseguir fidelizar é necessário trabalhar a “pós venda”, utilizando meios para manter o cliente encantado e grato pelos serviços prestados.

Detectar e eliminar as deficiências de gestão é o que vai fazer com que seu negócio brilhe de verdade e em todos os sentidos. Vale a pena esse esforço, e logo você perceberá que seu escritório de advocacia está aos poucos alcançando um novo patamar. Boa sorte nesse processo e faça o seu melhor para dar certo.

Agora que você já sabe por onde começar para eliminar as suas deficiências de gestão comece a aparar as arestas.

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