Como avaliar o seu escritório na Era do Direito Digital.

Equipe PROMAD on 26/11/2020

Xerox ou mimeógrafo: o seu escritório usa a tecnologia a seu favor?

O seu escritório de advocacia está aproveitando todos os recursos, comodidades e benefícios oferecidos pela tecnologia?

Nesse artigo falaremos detalhadamente sobre como você pode analisar o contexto, organização e estrutura do seu escritório para definir se a tecnologia está sendo corretamente aplicada.

Afinal, estar atento a evolução da advocacia é fundamental para identificar aspectos que merecem ser melhorados dentro do seu empreendimento para você melhorar os seus resultados, captação de clientes e presença no mercado.

A importância da tecnologia para escritórios de advocacia.

No passado os escritórios de advocacia conseguiam captar clientes via divulgação boca a boca. Essa estratégia de prospecção ainda é realidade em muitos escritórios. O que você precisa saber é que essa já não é a única – e muito menos a ideal – maneira de conquistar clientes.

Escritórios que adotam a tecnologia como aliada, contabilizam resultados mais expressivos, com um gasto menor de recursos humanos e financeiros. Atualmente, existem softwares jurídicos capazes de automatizar a sua rotina jurídica, contribuindo na segurança, organização financeira e leitura de intimações, por exemplo.

Mas será que o seu escritório está fazendo uso das ferramentas disponíveis no mercado?
Listamos abaixo algumas das principais novidades tecnológicas para ajudar você a entender essa nova realidade.

Tecnologias disponíveis para escritórios.

Agendas virtuais.

Organizar a agenda de compromissos e tarefas dentro do escritório nunca foi tão fácil. Com as agendas virtuais, todos os apontamentos podem ser acompanhados em múltiplas plataformas e dispositivos, como celulares, computadores e tablets.

As agendas virtuais são muito mais eficientes do que os métodos analógicos de organização, como os cadernos e blocos de anotação. Além disso, a ferramenta te permite criar alertas personalizados, elaborar convites etc. Tudo de forma digital.

Nuvem.

Outra tecnologia que já faz parte da rotina dos escritórios é a nuvem. Trata-se de um ambiente virtual em que absolutamente tudo pode ser armazenado, desde documentos de texto até áudios e vídeos. Esse espaço oferece para os advogados mais segurança. A tecnologia permite que você faça o backup de informações importantes para o seu escritório e salve em segurança na nuvem. Dessa forma você se protege contra a perdas de dados importantes.

Plataformas de trabalho.

Muitos escritórios estão adotando plataformas colaborativas de trabalho como estratégia para gerar produtividade. São ambientes digitais compartilhados, em que diferentes colaboradores podem compartilhar informações e acompanhar tarefas de forma simples e intuitiva. As plataformas digitais de trabalho facilitam a comunicação entre sócios e funcionários do escritório. Nesse espaço, decisões podem ser tomadas, tarefas delegadas e prazos estabelecidos.

Softwares de gestão.

Por fim, temos os softwares de gestão. A tecnologia é indispensável para escritórios jurídicos na atualidade.
Os softwares foram criados para simplificar o dia a dia dos advogados, proporcionando mais assertividade aos processos e rotinas jurídicas, além de economia de tempo. Com sistemas inteligentes e personalizáveis, você pode receber e analisar intimações, verificar o andamento processual, criar e delegar tarefas para a equipe e muito mais.

O seu escritório usa as tecnologias certas?

Agora é o melhor momento para avaliar se o seu escritório está usando a tecnologia a seu favor. Das ferramentas que listamos acima, quais delas você já implementa no seu dia a dia de trabalho? Vale a pena destacar que, para cada escritório, podem ser aplicadas tecnologias diferentes. Por isso é importante analisar quais são as suas necessidades e as melhores soluções disponíveis.

Agora que você já sabe por onde começar chegou a hora de automatizar as suas rotinas jurídicas.

O primeiro passo para adotar boas práticas de gestão é contar com um bom software jurídico no seu escritório. O Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD em 2008, é líder no segmento e foi pensado para aprimorar as suas rotinas.

Atualmente, mais de 80 mil advogados em todo o Brasil utilizam o software. Pensado para cuidar da gestão de escritórios jurídicos, o Integra te ajuda, por exemplo, com a agenda, o fluxo de caixa, captura de intimações de sistemas eletrônicos entre outras funcionalidades. Acesse www.promad.adv.br e conheça melhor o Integra, o software jurídico do advogado brasileiro.

Boas Práticas. Organize a sua rotina e tenha um escritório de sucesso.

Equipe PROMAD on 19/11/2020

Quando falamos em Gestão, escritórios jurídicos são empresas como qualquer outra. Sendo assim, os advogados também precisam programar estratégias e políticas internas eficientes, que garantam que todos os colaboradores consigam gerar resultados.

Nesse artigo listamos algumas boas práticas de gestão para escritórios jurídicos melhorarem o seu ambiente organizacional, gerando mais eficiência e produtividade no seu dia a dia.

Entenda a relação entre vida pessoal e vida profissional.

Muitos gestores imaginam que vida pessoal e profissional são coisas completamente distintas.

Mas a realidade pode ser um pouco mais complicada do que isso.

Entre as boas práticas de gestão para escritórios jurídicos, está desafiar o conceito de que temos uma “vida profissional” e uma “vida pessoal”. A verdade é que todos os colaboradores do escritório possuem apenas uma vida.

O trabalho que realizamos é parte dessa vida – e uma parte muito importante. Por isso mesmo, quando um profissional está lidando com desafios no local de trabalho, esses desafios serão levados para casa e poderão impactar sua vida fora do escritório.

Da mesma forma, os problemas que existem fora de casa podem ser levados para dentro do escritório, influenciando na produtividade, atenção e capacidade de executar tarefas.

Logo, cabe aos gestores compreender quais são os problemas gerados dentro do escritório e quais são os problemas gerados fora dele. Assim é possível buscar a melhor solução, contribuindo para uma rotina produtiva de trabalho.

Implemente uma mentalidade de crescimento no seu escritório.

Se você ainda não leu o livro “Mindset. A Nova Psicologia do Sucesso.” (Carol S. Dweck – Objetiva), inclua esse título entre as suas próximas leituras. Carol Dweck é uma psicóloga da Universidade de Stanford, que desenvolveu dois conceitos muito interessantes.

Um deles é o de mentalidade fixa, o outro é o de mentalidade de crescimento. Pessoas e organizações com mentalidade fixa acreditam que já atingiram o seu máximo e que não são mais capazes de progredir. Por isso mesmo, tendem a permanecer em uma zona de conforto. Trazendo essa mentalidade para o seu escritório, você não será capaz de atrair mais clientes, nem de aumentar o faturamento.

A mentalidade de crescimento, por sua vez, tem a ver com a vontade de crescer. Uma organização que acredita em potencial, que sabe que é possível desenvolver novas técnicas, novas culturas e implantar novas soluções, possui uma mentalidade de crescimento.

Entre as boas práticas de gestão para escritórios jurídicos está justamente a mudança na mentalidade do seu escritório.

Se a sua mentalidade organizacional está fixa, está na hora de trazer novas metas e objetivos.

Dessa forma você será capaz de gerenciar melhor o seu empreendimento, despertando em todos os envolvidos a vontade de crescer.

Melhores sistemas e processos.

Quando falamos em boas práticas de gestão para escritórios jurídicos, é importante abordar os sistemas e processos internos. Um escritório jurídico precisa lidar, todos os dias, com um grande volume de informações.

Por exemplo, intimações podem aparecer a qualquer momento. Muitas delas precisam de uma resposta rápida por parte do advogado ou advogados envolvidos no caso. Ao mesmo tempo, é preciso acompanhar movimentações processuais e executar outras ações. Todos esses processos internos demandam muito cuidado e atenção por parte dos colaboradores do escritório.

Uma boa prática de gestão é analisar os sistemas e processos internos, para saber se eles são adequados.

Nesse ponto, cabe a pergunta: o seu escritório conta com um sistema automatizado para o recebimento de intimações? Ou todo o processo é realizado de forma manual e, nesse sentido, com muito mais demora e chances de erro?

Se a resposta for não, você precisa rever os seus conceitos. Afinal, o bom gestor é capaz de analisar os diversos cenários para buscar maneiras de melhorar o ambiente interno em busca de mais produtividade e assertividade.

Agora que você já sabe por onde começar chegou a hora de automatizar as suas rotinas jurídicas.

O primeiro passo para adotar boas práticas de gestão é contar com um bom software jurídico no seu escritório. O Integra, ferramenta desenvolvida pelo PROMAD em 2008, é líder no segmento e foi pensado para aprimorar as suas rotinas.

Atualmente, mais de 70 mil advogados em todo o Brasil utilizam o software. Pensado para cuidar da gestão de escritórios jurídicos, o Integra te ajuda, por exemplo, com a agenda, o fluxo de caixa, captura de intimações de sistemas eletrônicos entre outras funcionalidades.

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Cinco exemplos de gestão de excelência para escritórios jurídicos.

Equipe PROMAD on 09/11/2020

Para uma gestão eficiente de escritórios jurídicos uma série de questões precisa ser considerada, mas as pessoas normalmente não têm noção do que deve ser feito para chegar a um alto patamar. Aqui oferecemos as informações necessárias para esse fim.

A importância de uma gestão realmente eficaz.

Uma empresa desse setor não se mantém se não tiver um bom gerenciamento. Por mais que os envolvidos sejam talentosos e bem intencionados é fundamental contar com uma gestão eficiente de escritórios jurídicos para seguir em frente.

O mercado é disputado e as empresa de advocacia que se destacam são justamente as que aliam ótimos profissionais com um planejamento e organização foras de série. É isso que qualquer empresário desse meio precisa buscar.

O que é uma gestão eficiente nesse meio.

A gestão eficiente de escritórios jurídicos é fundamental para que o negócio cresça e se estabeleça, mas ela depende essencialmente de uma compreensão do que seria eficaz e do que não seria.

Para sermos objetivos e claros: o que traz resultados consistentes para um escritório de advocacia é o que funciona de fato. Resultados são determinados essencialmente pela obtenção de clientes e vitórias nos processos.

Alcançar esse patamar pode ser bastante desafiador, mas com os exemplos que vamos apresentar a seguir as possibilidades se tornam muito maiores:

1 – Automatize as ações da empresa.

Um negócio de Direito pede a automatização das ações do dia a dia, porque o tempo que se perde com burocracias como buscar atualizações sobre processos ou copiar e colar andamentos jurídicos é muito grande.

Encontrar tecnologias que ajudem a facilitar esse tipo de procedimento é fundamental, porque as horas gastas nessas áreas (que continuam sendo importantes) são voltadas para outras partes da empresa.

2 – Melhore a divisão de tarefas.

Saber quem cuida de que no negócio de Direito também é um exemplo importante de gestão eficiente de escritórios jurídicos, que a maior parte das pessoas não considera. A questão é que quando não está claro quem tem que fazer o que e quando nada é realmente efetivado.

No País da “não ação” a procrastinação reina, a falta de produtividade aumenta e nenhum resultado se consolida de fato. É necessário tomar cuidado para não cair nessas armadilhas.

3 – Defina um planejamento financeiro.

As finanças são fundamentais para qualquer empresa sobreviver em um mercado feroz, e isso também vale para as relacionadas ao Direito. Se não se sabe quais as despesas e receita, ou que margem é necessária em cada negociação fica complicado se sustentar.

O setor exige que haja preparo financeiro também de todos os envolvidos no negócio, independente de cargo, e ferramentais tecnológicos também podem ser funcionais nesse tipo de processo.

4 – Desenvolva um crescimento sustentável.

Fazer com que a empresa cresça sem focar em uma gestão eficiente de escritórios jurídicos é pedir para ter um monte de clientes, mas insatisfeitos e infelizes com o seu trabalho. Determinar uma forma clara de trabalhar e preservar padrões é fundamental.

Para que isso seja possível é necessário não só ter uma boa comunicação interna e externa, mas também se utilizar de ferramentas específicas para esse fim, normalmente relacionadas também à tecnologia para meios jurídicos.

5 – Mantenha-se próximo do seu cliente.

Isso não tem a ver apenas com responder as suas mensagens e retornar seus contatos, mas em ser consistente com seus anseios.

Os clientes são a alma do negócio e devem ser priorizados por qualquer gestão eficiente de escritórios jurídicos, porque se não acontecer desse jeito sua empresa não vai se manter ao longo do tempo.

Agora que você já sabe por onde começar chegou a hora de automatizar as suas rotinas jurídicas.

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Atualmente, mais de 80 mil advogados em todo o Brasil utilizam o software. Pensado para cuidar da gestão de escritórios jurídicos, o Integra te ajuda, por exemplo, com a agenda, o fluxo de caixa, captura de intimações de sistemas eletrônicos entre outras funcionalidades.

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