Se você almeja as boas práticas de gestão, implementar uma política de compliance é fundamental para a sua empresa desenvolver as suas atividades com segurança.
Mas, na prática, como você pode desenvolver um processo de compliance?

Apesar de esse ser um tema muito discutido, poucas pessoas sabem como aplicar a compliance em seus empreendimentos. Por isso, separamos nesse artigo algumas dicas sobre essa prática tão falada.

Veja abaixo algumas formas para você encaixar a compliance na sua rotina jurídica.

Desenvolvendo um processo de compliance.

Se você gerencia um empreendimento jurídico, criar um programa de compliance poderá te ajudar a crescer no mercado.

No geral, compliance significa estar em conformidade com as normas, leis, regulamentos, políticas e diretrizes estabelecidas para o negócio e as atividades do seu segmento. Bem como, evitar, detectar e tratar quaisquer desvios ou inconformidades nos seus processos internos.

O objetivo é identificar vulnerabilidades e traçar estratégias para prever e solucionar problemas. Na atualidade, cada vez mais empresas estão começando a rever suas políticas e processos internos.

Parâmetros gerais para a compliance.

Em qualquer contexto, o programa de compliance começa com uma referência de conformidade. A lei determina o que deve ser observado pela empresa, dependendo do setor onde ela atua, do número de funcionários e outros fatores.

Além das normas estabelecidas por um País, podem existir outros regulamentos que influenciam nas políticas internas de uma empresa. Por exemplo, muitos padrões de qualidade internacionais podem afetar nos processos de um empreendimento.

Para empresas que atuam no segmento jurídico, a compliance deve observar com rigor as normas estabelecidas pela Ordem dos Advogados do Brasil. Isso é válido especialmente para escritórios jurídicos.

Logo, para desenvolver um processo de compliance, é preciso observar as leis, as normas e qualquer outra diretriz que esteja relacionada ao seu negócio. Esse será o ponto de partida para definir uma política de conformidade.

Passo a passo para desenvolver um processo de compliance.

O procedimento para a implantação da compliance é diferente em cada empresa, tendo em vista o contexto organizacional, as políticas já implementadas e outros fatores. No entanto, alguns passos gerais podem ser seguidos.

1. Documentação das políticas e procedimentos por escrito.

A existência de políticas e procedimentos claros por escrito contribuem para a uniformização dentro da sua empresa.

Quando todos os colaboradores podem identificar informações relevantes, bem documentadas e oficializadas, a comunicação se torna muito mais clara, eficiente e transparente.

2. Criação a supervisão do programa.

Não basta desenvolver um processo de compliance, é preciso que ele seja supervisionado de perto. Por isso é importante determinar quem supervisionará, monitorará e aplicará o programa de conformidade.

Dessa forma é possível acompanhar os resultados obtidos, verificar se a compliance está sendo aplicada e se os novos padrões e políticas estão sendo eficientes.

3. Treinamento e capacitação dos funcionários.

Ao desenvolver um processo de compliance é preciso levar em consideração a cultura organizacional.

Mudar as políticas, implementar sistemas automatizados e rever as medidas de prevenção contra riscos é importante.

No entanto, é de suma importância que os profissionais do seu escritório recebam orientações claras e precisas sobre o novo formato de trabalho.

Funcionários de todos os níveis precisam entender as expectativas e os padrões do programa de compliance. Implemente um programa de treinamento que comunique claramente os novos padrões a serem observados dentro da empresa.

4. Definição de ações corretivas.

Um dos objetivos de desenvolver um processo de compliance é evitar que erros aconteçam. Estar em conformidade com normas, leis e regulamentos é importante para prestar serviços de qualidade e confiabilidade.

No entanto, é possível que erros aconteçam – principalmente se estivermos falando de erros humanos. Por isso, a política de compliance deve prever medidas e ações corretivas, voltadas para solucionar, de forma imediata, qualquer inconformidade.

Seguindo os passos e orientações acima é possível desenvolver um processo de compliance. Dessa forma o seu negócio poderá atuar no mercado com muito mais segurança e responsabilidade.

Agora que você já sabe por onde começar para implementar uma política de compliance no seu escritório, a primeira ação a ser tomada é contar com um bom software jurídico para te ajudar.

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